书面质询答复作业说明.docVIP

四、書面質詢答復作業 (一)收文及確認作業 (畫面一) 1.登入系統後，即顯示本畫面，使用者可點選「收文及確認作業」則進入本功能（畫面二）。  (畫面二) 1.使用者可以依（畫面二）上的條件來作查詢。 2.使用者可於「收文日期」欄位直接輸入，再將資料點選後按「儲存」鈕存檔。當「收文日期」鍵入存檔後，則此質詢案之狀態則改變為「已確認」。 3.可於表格序號處點選資料或直接按滑鼠左鍵二下進入（畫面三）顯示質詢案明細資料。 4.「列印」功能會列印「關係文書」。使用者可自行啟動Word功能或由系統自動啟動Word。若為第一次使用本系統列印功能，則會進入（畫面四）提供使用者指定Winword之路徑列印。 若欲直接於螢幕查詢列印結果，請將「直接列印」鈕按滑鼠左鍵一下切換至「螢幕預覽」，則執行列印時會將輸出結果顯示於畫面上供使用者查詢。  (畫面三) (畫面四) 1.使用者可指定Winword之路徑，Word。 (安裝Word之預設路徑為c:\Program Files\Microsoft Office\Office ) 2.當第一次指定正確後，則系統會記錄該路徑，當下一次列印時，系統則會自動啟動Word列印。 (二) 分辦彙總及擬復作業 (畫面一) 1.登入系統後，即顯示本畫面，使用者可點選「分辦彙整及擬復作業」則進入本功能（畫面二）。 ．確認狀態 (畫面二) 1.當承辦人於「收文及確認收件作業」功能收件後，則可由（畫面二）之「確認」狀態查詢該案號之資料(已收件但未擬復)。 2.使用者可於表格序號處點選資料或直接按滑鼠左鍵二下，即可進入（畫面四）鍵入答復內容資料。 ．彙整中狀態 (畫面三) 1.當質詢案已輸入答復內容則此質詢案之狀態則改變為「彙整中」。 2.當按「擬稿」鈕，則會列印「質詢案擬復稿」。 若欲直接於螢幕查詢列印結果，請將「直接列印」鈕按滑鼠左鍵一下切換至「螢幕預覽」，則執行列印時會將輸出結果顯示於畫面上供使用者查詢。 若欲將多筆質詢案輸出為單一檔案，請於螢幕預覽時將「多」鈕按滑鼠左鍵一下切換至「單」，則會輸出單一檔案結果顯示於畫面上。  (畫面四) 1.「案由」、「說明」及「答復內容」等欄位可按滑鼠左鍵二下，則可進入全螢幕編輯畫面(畫面五)。 2.可於畫面之「關鍵詞」、「業務別」、「辦理單位」欄位按滑鼠左鍵二下或執行「關鍵詞」、「業務別」、「辦理單位」功能鍵，進入挑選功能，使用者可依此質詢案之內容，定義相關之代碼，以便提供快速之檢索功能。 3.若選取很多筆資料的修改時，則會出現「上筆」、「下筆」的功能鍵。 4.當答復內容鍵入完成後再按「儲存」鈕，則此質詢案之狀態則為「彙整中」並自動顯示下一筆點選資料。  (畫面五) 1.使用者可按滑鼠右鍵一下利用複製、剪下及貼上等功能編輯答復內容。 2.可利用畫面左下方之符號表及下列功能鍵鍵入符號。 Alt + Shift + i － 、 Alt + Shift + o － 。 Alt + Shift + a － 「」 Alt + Shift + b － （） 3當(三) 答復交辦機關作業 (畫面一) 1.登入系統後，即顯示本畫面，使用者可點選「答復交辦機關作業」則進入本功能（畫面二）。  (畫面二) 1.若按「查詢」時會依畫面上的條件來作查詢，顯示符合條件之資料。 2.可於表格序號處點選資料或直接按滑鼠左鍵二下進入（畫面三）顯示質詢案明細資料。 3.「列印」功能會列印「答復稿」。 若欲直接於螢幕查詢列印結果，請將「直接列印」鈕按滑鼠左鍵一下切換至「螢幕預覽」，則執行列印時會將輸出結果顯示於畫面上供使用者查詢。 若欲將多筆質詢案輸出為單一檔案，請於螢幕預覽時將「多」鈕按滑鼠左鍵一下切換至「單」，則會輸出單一檔案結果顯示於畫面上。 4.若質詢案已結案，可於「發文日期」、「發文文號」等欄位直接輸入，並將資料點選後按「儲存」鈕存檔。當「發文日期」鍵入存檔後，請再將此質詢案執行「傳輸」功能，則系統會將傳輸日期存入「完成日期」，且將此質詢案之狀態則改變為「已答復」（結案）並同時將資料傳回秘書室。  (畫面三) 1.「案由」、「說明」及「答復內容」等欄位可按滑鼠左鍵二下，則可進入全螢幕編輯畫面（畫面四）。 2.可於畫面之「關鍵詞」、「業務別」、「辦理單位」欄位按滑鼠左鍵二下或執行「關鍵詞」、「業務別」、「辦理單位」功能鍵，進入挑選功能，使用者可依此質詢案之內容，定義相關之代碼，以便提供快速之檢索功能。 3.若選取很多筆資料的修改時，則會出現「上筆」、「下筆」的功能鍵。 4.當修改或新增後，要按「儲存」才能算是