(学生证改革校内通知.docVIP

关于开展学生数据筛查维护与学生证改版联动工作及进一步加强学生数据管理及动态 管理工作的通知 提交部门：学生工作部 提交时间：2014-12-10 16:06:02 字号：大 中 小 校学字〔2014〕252号 各学院： 为做好SAIS系统内学生基础数据的筛查维护工作及近期学生证改版工作，保证系统内基础数据信息维护的及时性和准确性，严把学生“入口”关及“出口”关，加强学生学籍变动信息登记管理，实时掌握学生参加不同学习形式的流动动态信息，统筹各类来校交流、委托培养等不同形式学生的日常管理工作，保证学生证改版工作的顺利进行，现决定对现有SAIS系统内基础数据开展全面的筛查维护工作，并明确相关工作流程，请各学院遵照执行，具体内容通知如下： 一、 工作开展背景 信息化系统下的学生基础数据维护，类似于以前老式的学生信息卡片及学生信息登记表的维护，是辅导员的基本工作内容之一，是各项学生工作开展的基础之一。同时，日前按照铁道部门要求，我校卡式学生证需变更为本式学生证，且我校学生证内信息拟计划于明年开始实现系统调取信息并打印（不含照片），新版本式学生证同时设置了与信息系统的对接手段。因此，将上述两项工作联动，在全校本专科学生范围内开展学生基础数据筛查与维护工作、学生证改版相关的准备工作。 二、 学生“入口”及“出口”管理工作机制 1．“入口”关即学生入校必须履行信息采集登记手续。 （1）新生入校后，由学校统一组织核心信息采集工作，后期由学院组织学生基础信息完善工作。学生证发放及床位分配工作由学校统一办理。 （2）其它高校与我校签订委托培养协议的学生（以下简称委托培养），在教务处、注册中心办理完相关手续后，须到学工部办理入校手续（登记并采集基本信息），方可办理学生证发放及寝室床位分配手续。 （3）各类外校来我校短期交流的学生，可由教务处统一报送名单及相关基础数据（也可学生单独办理），待基础信息录入系统后方可办理学生证及分配寝室床位手续。 2．“出口”关即学生离校必须履行登记手续，并在系统内予以标注。 （1）教务处、国际处、各学院派出短期、中期校际交流学习和联合培养的学生，离校前需到学工部办理离校登记手续（可由国际处、教务处统一报送名单，也可学生单独办理），系统内标注离校时间予以登记。 （2）上述学生交流截止日期到期后，系统自动变更其学习状态为在校状态。个别未返校或提前返校学生，辅导员老师掌握相关情况后报学工部办理登记返校手续（也可由国际处、教务处统一报送说明，也可学生单独办理）。该项工作与学生“入口”管理工作形成循环，使学生流动信息做到有“出”有“进”。 3．因学籍变动休学、复学、退学、转校、外校转入等原因入校离校的，按现行教务处学籍变动手续办理。学工部在接到教务处学籍变动通知单后，在系统内予以登记变更，做学籍变动处理。 三、 学生数据维护工作基本流程： 1.学生免冠照片准备：根据学生证改版要求，学生证内粘贴照片要与SAIS系统内上传照片完全一致。因此，学生需按要求（具体标准见附件）准备照片电子版及纸质版。电子版用于在学生个人信息维护时上传到系统，需要说明的是，建议学院或班级以组团的方式选择照相馆以获得优惠价格，无需选择加急冲印（可选择普通冲印），重点是第一时间获得符合要求的照片电子版，并在接下来的学生个人信息维护时先行上传到系统；同底片纸质版用于在本式学生证发放后粘贴到指定位置即可。 2.学生个人信息维护：学生登录SAIS系统进行个人信息维护，除主页地址、QQ号码及特长外，其余字段及家庭成员信息栏均为必填字段，不能为空，学院在审核通过前，学生可对已维护信息进行修改。 3.学院信息维护：辅导员要核查所带学生每个字段信息的准确性。学籍信息及自然信息内大部分核心字段，辅导员无权限修改，如有错误请联系学工部修正。学生信息经核对无误且完善后，选择学院审核并保存，如有信息未完善，学院则无法提交审核。提交审核后学生即不可修改信息，如学生再有修改要求，可联系辅导员予以修改。 4.信息未完善统计：此统计功能以学院提交审核通过为准，范围为所有学籍状态为“在籍”的学生，实时统计学院未完善数据情况。学院可根据统计情况，及时掌握未完善学生数据量统计情况。如需具体到学生个体，可通过高级查询内“信息完善状态”字段查询。需要注意的是，除统招学生外，委托培养、短期进修、外校来我校交流等其它培养方式的学生也需加强管理并维护好数据，此部分学生计入信息未完善统计。 5.已毕业遗留学生及遗留存疑数据等问题：请辅导员直接联系管理科在系统内更正学籍状态。务必保证系统内在籍学生人数与学生实际人数一致。 四、 学生基础信息各字段要