第2章办公软件应用分解.ppt

XFOCUS.ORG FREE IS ALL ! 大学信息技术基础 第1章 信息技术基础知识 第2章 办公软件应用 第3章 计算机网络及网页设计 第4章 多媒体技术及应用 第5章 信息检索及信息安全 第6章 数据库技术基础 第7章 程序设计基础 第2章 办公软件应用 2.1 办公软件的基本操作 2.2 字处理软件的使用 2.3 电子表格处理软件的使用 2.4 演示文稿软件的使用 2.1 办公软件的基本操作 2.1.1 办公软件综述 2.1.2 办公软件的启动和退出 2.1.3 文件的基本操作 2.1.1 办公软件综述 Office 2003是基于Windows平台环境的一套办公软件，它将几个常用的功能互补桌面应用程序捆绑成一个软件包，其中包括文字处理(Word)、电子表格处理(Excel)、演示文稿制作(PowerPoint)、数据库管理系统（Access）、邮件管理（Outlook）、网页制作（FrontPage）和制图软件（Visio）等多种应用程序。每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用其他软件制作成的文档内容，从而完成较为复杂的任务。本章主要讲解Word、Excel 和PowerPoint软件的应用。 2.1.2 办公软件的启动和退出 1． Office 软件的安装 安装Office 2003需要准备Microsoft Office 2003的安装光盘或者安装包文件。 安装Office 2003时，只需执行安装文件“setup.exe”，然后按照Office 2003安装向导的提示进行操作就可轻松安装。也可以任选需要的组件进行安装，以及是否完全安装。如用缺省安装，在以后的使用过程中遇到尚未安装的功能时，Office 2003会自动弹出对话框，询问是否立即进行安装，此时只需把Office 2003的安装光盘放入光盘驱动器中或指定安装路径，单击对话框中的“安装”按钮，安装过程即可自动完成。 2． Office 软件的启动方法 （1）选择“开始”菜单→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2003”命令项。 （2）双击一个Word文档。 （3）找到Word应用程序文件（Winword.exe），双击该文件的图标。 （4）双击桌面上（或其他文件夹中）创建的Word应用程序文件的快捷方式图标。 2.1.2 办公软件的启动和退出 3． Office 软件的退出方法 （1）选择菜单栏“文件”→“退出”命令项。 （2）单击标题栏右侧的“关闭”按钮。 （3）双击标题栏左侧的控制菜单图标。 （4）使用键盘上的Alt+F4组合键。 （5）右击任务栏应用程序图标，在弹出快捷菜单中选择“关闭”项。 （6）按键盘上的Ctrl+Alt+Delete组合键（也可右击任务栏空白区弹出快捷菜单中选择“任务管理器”项），打开“任务管理器”窗口，在“应用程序”选项卡中“任务”列表中选中程序，单击“结束任务”按钮。 2.1.3 文件的基本操作 1．文档的建立 （1）利用菜单命令新建文档 选择菜单栏“文件”→“新建”命令项，打开“新建文档”任务窗格，如图2-1所示。在“新建文档”任务窗格中单击“空白文档”，将自动创建一个新的空白文档。还可以单击“XML文档”、“网页”或“电子邮件”创建XML文档、网页、电子邮件等不同类型的文档。 2.1.3 文件的基本操作 2．文档的保存 （1）保存新建文档 选择菜单栏“文件”→“保存”命令项，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，若是第一次操作保存文档时，会打开一个“另存为”对话框。确定保存位置和输入文件名，单击“保存”命令按钮完成新建文档的保存。Word文档文件的扩展名默认为“.doc” （2）保存已有文档 对已经保存过的文档进行修改后可以按保存新建文档的方法保存，此时不再提示“另存为”对话框。如果想把修改后的文档单独另外存放一个位置，可以选择菜单栏“文件”→“另存为”命令项，打开“另存为”对话框。选择新文件位置和输入新的文件名，单击“保存”命令按钮完成已有文档的保存。 2.1.3 文件的基本操作 （3）使用Ctrl+S组合键保存文档 在编辑过程中随时使用Ctrl+S组合键来快速保存文档，这样可以有效的防止意外情况发生。 （4）按住Shift键，选择菜单栏“文件”→“全部保存”命令项，保存所有打开的文档。 （5）自动保存文档 Word有自动保存文档的功能，即每隔一定时间就会自动地保存一次文档。系统默认间隔10分钟，用户可以自己修改间隔时间。选择菜单栏“工具”→“选项”命令项，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，选中“保存选项”组中的“自