费 用管理制度精品参考资料.docxVIP

费用管理制度颁发部门财务中心分发部门总部各部门、各海外分公司文件编码原文件编码：无编写人审核人批准人日期2013年12月30日日期2013年12月30日日期2013年12月31日目的明确费用管控、审批、报销、核算事项，加强费用管理，杜绝不合理开支。适用范围总部各部门、各海外分公司核心条款费用管控采用预算管理、授权审批管理、限额管理、归口管理相结合的管控办法，严格控制各项费用，杜绝不合理开支。预算管理：通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核，来实现费用管控。授权审批管理：所有的费用在预算管理的同时，实行授权审批管理，一切费用必须经授权审批人审批同意后支付，严禁未经授权或超授权审批支付。OA是海外分公司费用审批平台，费用只有在OA审批通过后，财务方能报销支付。限额管理：费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下，应在公司规定的标准额度范围内控制使用，如差旅费用、手机话费、员工活动费、生活津贴、高温津贴等。归口管理审批归口：分公司所有费用支出，无论金额大小，均需要分公司总经理审批。根据分线管理的原则，对于超出分公司授权业务和授权金额的事项，还需报总部各职能中心总监审批。管理归口：根据部门职责，对部分费用项目进行归口管理，如员工培训费归口到培训部、办公用品费用归口到行政部，详见“附件1-费用归口管理对照表”。报销归口：当事人的费用回到其编制所在公司报销，不得在非编制所在公司报销费用（如出差地公司）。顶岗人员因履行顶岗职务而发生的费用，可以在顶岗分公司报销。对于由公司垫付的费用（如机票、签证费用、代购物品），则先在垫付公司入账，再转入承担费用公司入账。费用审批费用审批原则分级审批原则：公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次，审批人在各自权限内的审批为有效审批。先职能后财务原则：财务开支事项按“先职能审批，后财务审核”的原则执行，其一般流程是：严禁拆分原则：属于同一事项的费用，应按照单笔费用报销，严禁拆分“化整为零”，规避已设置好的分级审批权限。费用发生人与审批人分离原则：费用发生人与审批人不能为同一人，即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。费用发生人与费用报销人通常应是同一人，严禁费用发生人委托他人填写报销单据，并由自己审批，规避费用发生人与审批人分离原则。实名审批原则：审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批，不得以印章代替。共同审批原则：费用发生部门与费用承担部门不一致或一笔费用需要两个及两个以上部门共同承担的，费用发生部门报销费用时，需由费用承担部门共同审批，并在OA报告或报销单据上清晰写明费用承担金额或比例。分公司费用的分线审批流程对于营销线：报销人分公司营销线负责人分公司MD分公司财务经理对于财务线：报销人分公司财务经理分公司MD对于清关线：报销人分公司清关经理分公司MD分公司财务经理对于仓储线：报销人分公司仓库经理分公司MD分公司财务经理对于人事行政线：报销人分公司MD分公司财务经理分公司财务开支事项的审批流程分为两级：分公司授权事项和授权金额内的审批流程、超出分公司授权事项或授权金额的审批流程。分公司授权事项和授权金额内的审批流程直接由分公司按审批流程处理；超出分公司授权事项或授权金额的审批流程，首先由分公司按审批流程办理，之后报总部审批，详见“附件2-财务开支授权审批表”（此表待OA调整到位后会发正式通知启用，在正式通知之前的审批仍维持现状）。总部费用的审批流程：报销人部门审批财务审核总经理（副总经理）审批，详见“附件2-财务开支授权审批表”（此表待OA调整到位后会发正式通知启用，在正式通知之前的审批仍维持现状）。费用报销费用报销及时性要求为减轻费用报销人及财务人员双方工作量，海外分公司可以在实行备用金管理的基础上，对个人费用（不含清关、广告促销、租赁费等支付外单位的大额费用）实行每周固定报销2~3次的办法，具体报销日期由分公司财务规定。对于各类已发生的费用支出，应及时整理费用单据报销：对于非月度结算的费用，差旅费在出差结束后7个工作日内报销，非差旅费用在发生后3个工作日内报销，预付款费用在业务结束后3个工作日内报销；对于月度结算的费用，应在月度结束后7个工作日内报销。费用报销单据要求费用报销需要有相应的单据作为支持凭据，单据包括四类：粘贴单、支出原始单据（以下简称“原始单据”）、费用报销单或差旅费报销单、付款通知书。粘贴单是用来粘贴原始单据的纸张，其作用是汇总原始单据，保证原始单据不丢失。费用报销所需要的原始单据参见“附件3-费用类科目核算内容及报销附件要求一览表”M列，费用报销人对原始单据的真实性和合规性负责。原始单据中发票要求发票内容必须要与真实的经济业务一致，应是最新版正规、有效发票（发票必须加盖“发票专用章”，盖“现金收讫章”、“财务专用章”或者不盖任何印章等发票均不符合税务要