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公文处理程序及规范
目录一、范围2二、规范2三、定义2四、职责2五、管理要求3六、文件格式4七、公文办理6文件处理程序及规范一、范围1、本程序规定了公文的种类、格式、行文规则和办理要求。2、本程序适用于项目部各部门的公文处理。二、规范1、 GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》。2、国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》(1987 年2 月18 日发布,1993 年11月21 日修订)。3、 CPIPEC 70307040000-2006《公文处理程序》。三、定义 1、 公文(包括传真电报)是指具有法律地位的组织,在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达方针、政策,发布规章和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具。四、职责1、项目部所有收发文件(包括文件、通知、传真、信函等)均由办公室统一管理。文件到达项目部后,由办公室秘书在第一时间呈送项目主管领导阅示(如因主管领导出差在外,应电话汇报文件内容,特别要注意文件是否需要回复、回复的时间、注意的事项),根据领导的批示转发各职能部门,原件由办公室分类存档。2、项目部各科室对上、对下行文、通知、传真等均到办公室索取发文号并登记。3、负责项目部的印签管理,所有使用项目部印签必须统一登记备查。五、管理要求1、文件处理必须坚持实事求是、精炼高效的原则,做到及时、准确、安全。2、严格签批手续。凡一项目部名义行文和使用项目部印章的公文、信函都必须经项目部领导审核签认,由项目部办公室统一登记编号。3、遵守行文规则。拟制的公文要符合公文处理要求,使用文种、格式要规范。4、要把质量关。公文主题应具备的结构要素(标题、主送部门及科室、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送机关等)要完整齐全。5、严格服复核校队。公文印发前必须进行认真细致的校对,确认无误后,才能用印装订封发。6、制式红头文件必须使用“发文稿件”,有拟稿人、办公室核稿、签发人和打字、校对人签字,统一编号,留存底稿,立卷归档。7、收文处理是对收到文件的办理过程,包括签收、登记、拟办、传阅。8、文件签收管理由办公室负责,建立收文登记薄,对签收的文件及时进行登记,避免漏登现象。9、文件登记后,根据来文精神传分管领导和有关部门阅知,领导阅批后及时承办和催办,对批办的公文要有结果,做到一文一结。10、对文件的分送、传阅和承办要及时,不得积压和拖延,对领导批办的文件,要及时办理,做到急件急办。六、文件格式1 、发文单位发文单位写单位全称或规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。2、 秘密等级有保密要求的公文,根据保密程度,用3 号黑体字在公文首页最上方、向右顶格标明“绝密”、“机密”、“秘密”。3、 紧急程度紧急公文,根据紧急程度,用3 号黑体字在公文首页最上方、向右顶格标明“特急”、“急件”,紧急电报分别标明“特急”、“加急”、“平急”。如有密级,则标在密级的下一行。4、发文字号发文字号一般包括:代字、年号、序号;联合行文只标明主办单位发文字号。分公司各部门的发文代字不得与分公司发文代字混同(见附录B)。公文的发文字号一般标注在发文单位之下,横线上方居中;函件的发文字号标注在横线下方右侧。发文字号用3 号仿宋体字,与发文机关标识之间空2 行,居中排布。注:上报的公文,在横线上方左侧标注字号,右侧注明签发人,如有会签单位,注明会签人姓名。5、公文标题公文标题应正确、简要地概括公文主要内容,并准确标明公文种类,标题中一般不用标点符号。转发文件的标题,除转发的文种为“通知”时省略外,其它文种可保留一级。如“转发××批复的通知”;转发的文种是通知时,为“转发××的通知”。公文标题用2 号小标宋体字,其与红色底线之间空2 行,居中排布;排列不下需要分行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。6、主送机关标题下空1 行,左侧顶格用3 号仿宋体字标识,排列不下需要分行时,仍需顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。7、 公文正文主送机关名称下1 行,每自然段左空2 字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3 号仿宋体字,文中如有小标题可用3 号小标宋体字或黑体字,一般每面排22 行,每行排28 个字。页面设置为:上、下2.54 厘米, 左、右2.6 厘米。8、 公文附件,公文如有附件,用3 号仿宋体字标识,在正文之后,成文日期之前注明附件的顺序和名称。“附件”左空2 字,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1、 ××××××”)。附件名称后不加标点符号。9、 盖章,公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外,一律加盖印章。联合发文,联合单位均加盖印章。联合发文的盖章顺序,与文头单位排列顺序相同。10、成文日期,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期
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