导档案管理的数据步骤.docVIP

以基建档案为例，如何将数据导入到软件？ 首先整理基建档案案卷，并另存为DBF文件。（卷内数据也是按照同样操作步骤） 整理EXCEL表数据时，需要注意一下几点 A、EXCEL表中的所有数据均为宋体、12号字，左对齐。同时excel表里的字段必须在软件中都要有相对应的字段。 B、让每个单元格中的数据都在一行完全显示，不能有空格跟换行。日期列中的数据格式必须是yyyymmdd，不能够是yyyy年mm年dd日，或者是yyyy/mm/dd或者是yyyy-mm-dd 格式。 C、将第一行字段的汉字，全部改成拼音，如全宗号改成qzh，档号改成dh等等。 D、始终选择有数据的行跟列(图D1)，点击“格式”— “列”—“最合适列宽”(图D2)，再点击“格式”— “行”—“最合适行高”(图D3)，最后点击“文件”—“另存为”(图D4，保存位置选择桌面，保存类型选择DBF4，文件名输入基建案卷)—“保存”。 图D1 图D2 图D3 图D4 E、出现图E1点击“确定”，出现图E2点击“是”。关闭EXCEL表时出现图E3，点击“是”。然后出现图E4，选择“是”。出现图E5，保存位置选择桌面，保存类型选择excel 4.0工作表，文件名输入基建案卷。点击“保存”。 图E1 图E2 图E3 图E4 图E5 整理DBF文件。（卷内数据操作步骤一样） A、双击桌面（如果没有的话，可以从网上下载一个Visual Foxpro精简版安装上即可）。点击“文件”—“打开”(图A2.1，查找范围选择桌面，文件类型选择“表(*.dbf)格式”，点击基建案卷.dbf)—“确定”。 图A2.1 B、点击“显示”—“浏览……”(图B2.1)，点击“显示”—“表设计器”(图B2.2)。在表设计器(图B2.3)中将字段名，类型，宽度分别跟软件的基建档案的项目内容（“档案管理”—“工具”—“档案定义”—“基建档案”，若是导卷内数据则选择“基建档案文件”）里的项目名称，类型，长度一一对应上。 需要注意：软件中档案字段类型是日期型长度为8的，在表设计器中需要对应为字符型宽度为12，比如说档案中截止日期为日期型8，那么在表设计器中就要改成字符型12. 软件中字段类型为整数型长度为8的，在表设计器中则对应为数值型8。比如软件中基建档案的页数是整数型8，在表设计器中就对应为数值型8. 表设计器中的字段宽度可以比软件中的字段长度大，但当表设计器中的字段宽度大于软件中的字段长度时，我们要将软件中对应的字段长度改大。 图B2.1 图B2.2 图2.3 C、表设计器对应完后，点击“确定”，出现图C2.1，点击“是”，然后关掉Visual Foxpro。 图C2.1 导数据，注意：导案卷目录跟卷内目录有所区别。 导基建档案案卷数据 导基建档案卷内数据 A、打开软件，点击“系统维护”—“数据环境管理”—“FOX数据转入”。 B、选择JI110数据表名称（基建档案案卷级选择“基建档案”，卷内数据选择“基建档案文件”）。点击“浏览”，选择转入数据表名称。 C、出现提示“ODBC设置成功”，点击确定。 D、单击dh，点击。点击下一步。 会出现下面提示，点击确定。 注意：导卷内数据时，这一步是不会出现“所选择的档号不能唯一标识案卷，是否继续？”的提示的。所以这一步把dh点到右边后直接点击“下一步”。 当点了“下一步”后，直接进入F步骤，导卷内数据是没有E步骤的。 E、左边dh单击，右边档号双击。注意：对应上后左右两边图标会变成绿色小旗。然后点击“下一步”。 F、将左边所有字段分别一一跟右边的字段相对应上即可，注意：对应后左右两边都变成绿色小旗子；在下面的字段对应关系一栏中一一找出并单击选中软件里为日期型的字段如起始日期，截止日期，归档日期等，每选中一个日期型字段名称就快速双击两次。然后点击“下一步”。 G、出现提示：，点击“确定”，点击“完成”即可。