0记录控制程序.docVIP

天津二十冶建设有限公司 TIANJIN MCC20 CONSTRUCTION CO.,LTD 主管部门：企业发展部 编码：B/Q4.2.4/SE4.5.4 记录控制程序 批准日期：2013-03-08 生效日期：2013-03-18 编制：企业发展部 审核：朱 桁 批准：朱 桁　 　　 　  目的 为规范记录管理，确保提供符合要求或管理体系有效运行的证据。 1 适用范围 适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系记录和产品记录。 职责 2.1 公司管理者代表负责本程序实施的组织、领导工作。 2.2 企业发展部是本程序的主管部门，负责本程序实施的管理工作。 2.3 办公室负责所需归档记录的归档工作。 2.4 公司各部门负责本部门主管程序及相关支持性文件的记录表格的设计、更改，并负责记录实施的指导和检查。 2.5 各项目经理部、工程分公司负责本项目所有记录的控制工作。 3 工作流程（附后） 4 工作程序 4.1 记录的分类 记录分为三类： a.与管理体系运行有关的记录，指程序文件、支持性文件涉及的所有记录，如：内部管理体系审核记录、纠正和预防措施记录。 b.行业规定的施工过程记录，包括规范、安监、环境、质评质保等规定的记录。 c.来自顾客提供有关的记录要求。 4.2 记录的编制与批准 4.2.1 管理体系运行记录,由各程序主管部门确定表格形式，报企业发展部汇总，编入程序文件，经管理者代表批准后予以实施；各部门、工程分公司、项目经理部编制本单位适用的《管理体系运行记录清单》。 4.2.2 行业规定的施工过程记录和顾客要求的记录，有关部门、项目经理部识别其适用性，并填写《行业规定记录清单》。 4.2.3 记录表格内容应具有可操作性,其形式可以有书面记录（表格）、计算机光盘、U盘和胶片、照片等多种形式。 4.3 记录的填写与更改 4.3.1 记录填写文字要规范、内容要完整，签字或基本手续要齐全，字迹要清晰，不得随意涂改，以保持记录的严肃性和法律效力，并保持记录的可追溯性，证实性资料可附于原记录后或记录中注明其有效场所。 4.3.2 公司企业发展部编制了通用记录，如《检查记录表》、《会议签到表》、《会议记录表》，便于各部门运行中统一填写，减少记录重复填写。 4.3.3 各部门在实施运行中发现记录表式不适宜时，应重新编制表格形式，按《文件控制程序》中文件更改条款要求执行。 4.4 记录的标识 4.4.1 管理体系记录的标识用记录的编码进行标识，随文件修订新增的记录执行新的编号办法，依旧适用的记录采用文件修订前的原编号标识。 4.4.2 行业标准规定的记录和顾客提供的记录以原编码作为标识。 4.5 记录的保存与归档 4.5.1 记录形成后，各部门、项目经理部要由责任人定时整理，应保持干燥、清洁、防水、防火，防止变质、损坏和丢失，保管方式应便于存取和检索。 4.5.2 记录的保存期限应按合同、法规和档案管理规定期限保存，未作出明确保存期限规定的记录保存期限为三年。 4.5.3 各部门和项目经理部按办公室归档内容要求提供所需归档记录。 4.5.4 超过保存期限的记录，如认为该记录有保留价值时，要对其进行“作废”标识，并隔离存放。 4.6 记录的查阅 4.6.1 凡需对外提供、公布记录数据时，均应由本部门或本单位负责人审批。 4.6.2 当合同有要求时，在商定期内记录可提供给业主查阅。 4.7 程序实施情况的检查 4.7.1 各部门、项目经理部、工程分公司每季度对本程序实施情况进行自查，并保存记录。 4.7.2 企业发展部每季度对项目经理部本程序实施情况进行抽查，抽查数量不少于在建工程项目的四分之一，工期较短的工程项目至少检查一次，填写《检查记录表》，并保存记录。 相关文件 5.1 公司《管理手册》TJMCC20/A/Q-S-E-G-2013 5.2 公司《文件控制程序》B/Q4.2.3/SE4.4.5 5.3 《体系文件编写导则》C/Q4.2.3/SE4.4.5 6 记录表式 6.1《管理体系运行记录清单》JL/B/Q4.2.4/SE4.5.4-01 6.2《检查记录表》JL/B/Q4.2.4/SE4.5.4-02 6.3《会议签到表》JL/B/Q4.2.4/SE4.5.4-03 6.4《会议记录表》JL/B/Q4.2.4/SE4.5.4-04 6.5《行业规定记录清单》JL/B/Q4.2.4/SE4.5.4-05 记 录 控 制 工 作 流 程 图 JL/B/Q4.2.4/SE4