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东莞市仁盛机械设备有限公司 文件编号 QP-002 制定单位 文控中心 总页数 3 制定日期 2012.1.1 生效日期 2012.1.1 版本 A 品质记录管制程序 制定： 审核： 批准： 东莞市仁盛机械设备有限公司 文件修订记录表 NO: 文件名称 文件编号 序号 日期 修订内容 页次 版本/版次 修订人 审核人 东莞市仁盛机械设备有限公司 品质记录管制程序 文件编号：QP-002 版本/次：A/0 页次：2/3 1.目的： 记录品质系统执行过程中的重要资讯,作为品质改善和追溯的依据,并据以衡量品质系统动作的有效性. 2.范围： 品质系统文件中所包含的所有品质记录的管制均适用. 3.权责: 3.1.规范记录收集的表单格式:文件制订部门 3.2.记录分类、归档、保存与销毁:各相关部门 4.定义: 无 5.作业内容: 5.1.凡有关文件的制定者,应依本程序的有关规定、规则作为日后品质改善、追溯及衡量品质系统有效地运作的品质记录,各相关单位应对品质记录编制索引与建档,并按表单性质(如:时间、客户或供应商等)分类归档保存. 5.2.表单规划: 5.2.1相关文件的制定者,应依记录种类的要求,在文件中规划表单格式,以记录有关品质资讯. 5.2.2.规划表单时,就赋予表单适当的名称,以让使用者能够掌握表单记录资讯的种类. 5.2.3.表单就依文件与资料管制程序的编码规则,赋予表单唯一的表单编号,并由文控中心以“品质系统使用表单汇总表”管制表单格式与版本记录,保存部门及保存期限,保存部门依保存期限予以保存. 东莞市仁盛机械设备有限公司 品质记录管制程序 文件编号：QP-002 版本/次：A/0 页次：3/3 5.3.品质记录填写: 5.3.1.记录填写时应力求清晰,完整,避免潦草. 5.3.2.如记录及审查过程中需要更改时,则由更改人签名或盖章确认. 5.4.品质记录的保存 5.4.1记录的保存部门,应依记录的性质或时间分类归档保存. 5.4.2.当记录须装箱存时,在外箱上写上箱内记录的名称与记录时间存放. 5.4.3.记录保存时,应考虑储存环境,记录的性质与重要性,避免记录的损坏,变质与遗失. 5.5.品质记录的调阅 5.5.1.非职务上需要,记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录. 5.5.2.当公司外界人员须调阅记录时,应填写“借阅申请单”由管理者代表签名同意,方可借阅或复印. 5.6.品质记录的销毁 5.6.1.品质记录的保存期限可参照以下方式,但至少保存半年. 客户的规定:若客户的保存期限和本公司不同时,应由业务人员在接受订单前和客户协商,达到一致保存期限. 任用或使用期限:如员工训练履历记录在该员工离职后可不保存,供应商资料可保存一年. 5.6.2.记录超过保存期限时,由文控中心销毁过期无效的记录. 5.6.3.品质记录销毁:各部门记录超过保存期限时,由记录保存人提出,经部门主管同意,才可以进行自行销毁. 5.7.记录保存 5.7.1. “品质系统使用表单汇总表”保存于文控中心. 6.参考文件: 6.1.文件与资料管制程序--------------------QP-001 7.使用表单 7.1.品质系统使用表单汇总表---------------FM-002-01a 东莞市仁盛机械设备有限公司 品质系统使用表单汇总表 表单编号:FM-002-01a 序号 表单名称 表单编号 版本 保存期限 保存部门 备注 审查: 填表人: