3_办公室日常工作管理概要.ppt

情境三 办公室日常工作管理Situation 3 Office Routine Management 学习目标 通过此次课的学习，你将掌握以下内容： 1.能够区分办公室布局，理解办公室环境的构成 2.能进行办公用品的采购、分发和管理 3.能制定值班表和处理值班工作突发事件 4.能够进行邮件收发、处理 5.理解电话礼仪，能接打各种办公室电话 6.熟练操作办公室常用设备 7.合理安排个人时间，为上司制定合理形成安排 8.掌握现金管理和商务费用报销流程 课堂导入 问题： 1. 涉外秘书办公室日常工作有哪些？ 2. 秘书应该怎样做来使得日常工作有序开展？ 办公室环境的维护与管理 硬环境——自然环境：绿化、空气、 光线、颜色、声音、设备、安全。 软环境——社会环境：办公室人际关系。 办公室的布局 1、开放式布局 2、封闭式布局 开放式布局优于封闭式布局： 能源成本、建筑成本、空间利用率、 面积需求量、重新布局的灵活性、排 除交流、沟通的心理障碍。 封闭式布局优于开放式布局： 空间私密性、声音环境 办公室绿化 会客室的绿化 体现公司形象 上司办公室的绿化 宁静、宽敞、舒适，色淡香微 办公室的空气 温度 流通 湿度 清洁 办公室的光线 柔和 节能 办公室的声音 防止噪音 选取适当的办公室音乐 办公室的安全 对安全隐患采取