政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析.docVIP

●吴 钢 （武汉大学 信息管理学院，湖北 武汉 430072） 政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析 On the Government Information Depository System’s Preservation Functions and Implementation Model [关键词] 政府信息；寄存图书馆；保存制度 [摘 要] 政府信息寄存制度的制定和实施能够实现对政府信息资源有效保存和利用。介绍了美国、加拿大等国政府信息寄存制度的发展历程和保存功能的发挥，分析了数字环境下政府信息寄存制度的发展趋势，提出了改进我国政府信息寄存制度的对策措施。 [中图分类号] G253 [文献标志码] A 1 政府信息寄存制度的保存功能 政府是国家信息资源的最大拥有者。政府信息资源类型多样，具有较高的利用价值，服务于公民、研究机构、商业组织等多种用户群体。为了保障政府信息资源的长期获取利用，有效的保存措施是不可缺少的。在美国、加拿大、俄罗斯等国家，通过政府信息寄存制度，在促进政府信息资源获取利用的同时也实现了对政府信息资源的长期有效保存。 在《图书情报学百科全书》中，将纳入到法定呈缴的客体分为两种主要类型：版权材料（Copyrighted Materials）和政府出版物（Official Government Publications）[1]。可见将政府出版物向指定的图书馆呈缴被认为是一种保存国家信息资源的重要制度。 在美国，联邦寄存图书馆计划（Federal Depository Library Program，FDLP）起源于1813年。根据《美国法典》第44部第19章的规定，联邦寄存图书馆的建立基于3个原则：“①除了某些例外，所有的联邦政府信息都应该提供给联邦寄存图书馆；②每一个州和国会辖区都应该建立联邦寄存图书馆，以确保政府信息能够被广泛获取；③所有载体的联邦政府信息都应被普通公众免费获取利用”[2]。担负寄存图书馆职能的图书馆从政府机构免费获得政府出版物，需要对文献进行有效的管理和保存，向用户提供无障碍的免费政府信息服务。经过近200年的发展，美国现有1240家寄存图书馆，不仅在政府信息资源公共获取利用方面发挥着重要作用，而且为政府信息资源的保存创造了条件。 美国的联邦寄存图书馆主要分为地区性寄存图书馆（Regional Depository）和选择性寄存图书馆（Selective Depository）两种类型。地区性寄存图书馆需要收藏联邦政府及所在地区的州政府出版的所有政府信息资源，并进行永久保存，以供公众长期使用。地区性寄存图书馆要向本地区的选择性寄存图书馆提供咨询，协调规划，审查出版物剔除名单并提供其他服务。目前美国有50家地区性寄存图书馆。选择性寄存图书馆根据本社区的信息需求，选择需要收藏的政府信息，对于收藏的政府信息资源至少保存5 年[3]。 加拿大的政府信息寄存服务项目（Depository Services Program，DSP）实施过程中，寄存图书馆可以由加拿大任何公共图书馆或教育机构图书馆承担，只要其向普通公众或用户每周至少开放20个小时，有至少1名全日制雇员。加拿大全国共有大约790多家寄存图书馆，也分为“完整寄存（Full Depository）”和“选择性寄存（Selective Depository）”两种类型，其中完整寄存图书馆有51家。DSP负责政府信息寄存项目运行和分发的成本，寄存图书馆负责存储和向公众提供信息获取的成本[4]。 政府信息寄存制度的目标是促进公民对政府信息资源的永久获取，保障其政府信息获取权利。因此，其不仅重视政府信息服务利用活动的开展，而且非常重视政府信息资源的长期有效保存。在美国的《联邦寄存图书馆手册》（Federal Deposit Library Handbook）中，对寄存图书馆的运作流程有详细说明，其中的相关规则对信息资源保存进行了全面规定，要求寄存图书馆必须保证正确管理和维护寄存馆藏。寄存馆藏维护的最低标准是不能低于其他商业性购买的馆藏资源。所有寄存图书馆都应开发政策和实践以提供对寄存馆藏资源的维护和持续获取。手册强烈建议寄存图书馆制定和维护书面的保存政策。不同图书馆根据馆藏的年限、范围和馆藏发展政策，其保存政策会有所不同，但是至少要包括两方面内容：保存优先领域的说明和系统评估保存需求的方法。寄存图书馆可以确定保存的优先领域，其中判断标准包括：（1）信息资源的人为价值（Artificial Value）；（2）资源过去和未来的利用；（3）资源在其他图书馆中的可获得性；（4）政府出版物的物理形态；（5）其他格式出版物的适应性和可获得性；（6）保存活动的成本收益分析等[5]。确定保存的优先领域可以集中资金和人力资源有效开展政府