集团董事办规范公文格式提升公文质量（参考）.ppt

三、集团公文存在的问题 （四）公文报送方面的问题（续） 2.给省市政府或省市领导的信函、贺稿，包括要以宋董名义给省市领导的信函，需经董事办领导审核。遇到很多次这种情况，直接报文给宋董，结果董事长还是将文件转给朱总，授权朱总在文字上、语气上进行修改把关。 希望今后这类文件直接报董事办，由董事办审核后交宋董签发。 几点要求 1.认真对待，增强责任心。规范公文格式是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。刚才列举问题是集团目前公文存在具有共性的一些问题，大部分是公文体例格式上出的问题，其实这些都是“死问题”，只要提高认识，认真对待，具有一定的责任心，完全可以避免上述这些问题的发生。 做好公文并不难，最主要的是要用心去做。 几点要求 2. 加强培训，尽快掌握公文体例、文种使用要求。公文质量控制与管理是各单位一项重要的基础性工作，直接关系到企业形象和办公效率。各单位应认真学习《集团公文拟制与流转管理制度》，加强文秘人员的培训，文秘人员要有极强的责任心和精益求精的精神，认真做好公文格式规范化工作，防止公文格式的随意性，维护其规范的体式，遵守其特定的程序，进一步提高公文的处理效率，推动企业正常工作的开展。 几点要求 3.加强公文审核。各单位公文送负责人签发前，首先拟稿人要自行检查，再由核稿人进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《集团公文拟制与流转管理制度》等，公文管理人员在向上级单位报送公文时还要再复核一遍，发现问题，及时纠正。 目 录 一、公文管理规范化的意义 二、检讨集团公文制度执行情况 三、集团公文存在的问题 四、集团OA公文报送系统建设情况 四、集团OA公文报送系统建设情况 随着科技的迅猛发展，电子公文最终取代纸质公文是大势所趋，电子公文的特点是“快”，传输速度快，处理速度快，流转速度快。对提高公文处理速度极为有利，对提升企业运转效率意义深远。 四、集团OA公文报送系统建设情况 集团OA公文报送系统已初步建成，于今年1月25日公文管理模块正式上线，模块包含签报、发文、收文管理三个模块。 目前集团总部OA系统采用纸质件及电子流并存的方式进行运作，从试运行的情况来看，公文管理应用系统能基本满足现阶段集团总部的公文业务需求。 已经在系统中运行的文件206份，并有近62%的文件已经完成并通过系统退文。 四、集团OA公文报送系统建设情况 7月份，集团董事办与信息部对12家一级利润中心的公文人员和IT人员进行了集团公文系统的培训，详细介绍并演示了集团公文报送系统的各个模块。希望培训过的公司尽快通过这套集团公文系统报送公文，现阶段仍然是电子与纸制文件并行，虽然麻烦一些，但现阶段是必要的。 集团计划于2011年年底实现全集团公文电子化对接。 谢 谢！ * * * * * * * * * 规范公文格式 提升公文质量 ——检讨《集团公文拟制与流转管理制度》执行情况 2011. 8. 22 目 录 一、公文管理规范化的意义 二、检讨集团公文制度执行情况 三、集团公文存在的问题 四、集团OA公文报送系统建设情况 一、公文管理规范化的意义 公文，是行政机关、企事业单位或部门在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是企业进行行政管理和公务活动的重要工具。 公文是一项具体的务实工作,从公文的定义上就决定了公文的体例格式必须是规范的，不同于其他一般的文章。 公文管理的水平，常常代表着一个企业的管理水平。对企业内部管理和外部形象都有着重要意义。 一、公文管理规范化的意义 （一）公文管理规范化对企业内部的意义 格式规范、体例正确、观点明确、层次清晰、论证充分、言简意赅的公文，有利于企业提高工作效率；有利于上情下达、政令畅通；有利于高效解决问题；有利于领导指示精神的贯彻落实。 一、公文管理规范化的意义 （二）公文管理规范化的外部意义 公文是上级单位了解下属企业的一种不可缺少的信息交流工具，对外行文的质量直接代表着企业的形象和管理水平。 一个正规的、成熟的、高效的企业，必然有一套正规、成熟高效的公文运转系统，其公文管理必然是高质量的。 一、公文管理规范化的意义 （三）公文管理规范化也是国资委对中央企业办公厅（室）评价工作的要求之一。 国资委自2010年起，开展对中央企业公文、信息、保密工作的单项评价。 2010年3月,国资委修订了《中央企业报送公文评价办法》（国资厅发〔2010〕32号文），自2010年4月1日起实施。 一、公文管理规范化的意义 1.评价范围：