秘书实务第七章会议工作.pptxVIP

第七章 会议工作上次回顾1、调查与研究的含义和关系是什么？2、秘书如何进行调研准备？3、调研报告有哪些种类？如何写好调研报告？4、秘书如何实现调研成果的转化？本章目标1.理解会议的含义和类型2.了解会议的作用3.明确会议工作的原则4.掌握大中型会议各阶段的秘书工作案例导入 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？案例 华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。 这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。第一节 会议工作概述1、会议与会议工作 会议的四个基本要件：有组织、有领导、商议事情、集会。 会议是一种民主管理方式和集体领导制度，也是一种重要的工作方法。 会议工作，是秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。2、会议的类型和功能①会议类型（1）规模划分，小型会议（3-10人）、中型会议（100-1000人）、大型会议（1000人以上）（2）性质划分，规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议、座谈性会议（3）形式划分，集中性会议和分散性会议（4）时间特征划分，定期性会议和不定期性会议②会议的功能决策功能指挥功能沟通功能协调功能动员功能显示功能3、会议工作的任务和原则①会议工作的任务 会议组织工作 会议文书工作 会议组织联络工作 会议后勤服务工作 会议的接待服务工作 会议选举工作 会议的保密和安全保卫工作②会议工作的原则充分准备严密组织周到服务勤俭节约安全保密提高效率第二节 会议的准备1、制定会议预案会议预案，就是会议的筹备方案。会议预案会议预案的内容会议议程和日程会议名称会议的组织领导会议主题会议的日程安排会议时间和地方会议规模与会人员的食宿安排会议经费预算和开支办法参加人员1、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。例如：第22届中国国际毛纺原料交易信息交流会 2、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。例如：会议主题：绿色金融——发展方式转 变的新动力。有三个方面的议题：　第一、推动绿色金融有效支撑实体经济可持续增长。　第二、推动绿色金融与现有金融体系的衔接、互动与融合。　第三、促进绿色金融创新，形成绿色金融的“长春共识”，探索发起筹建常设的国际绿色金融合作组织。3、确定会议时间和地点 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。 会议地点的确定要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。4、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则确定。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 5、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。6、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 大中型会议