第13章 Access 2003的基本操作.pptVIP

中文版 Office 2003 实用教程 第13章 Access 2003的基本操作 Access 2003是一项关系型数据库管理系统(RDBMS)，它作为Office 2003的一部分，具有与Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003等相同的操作界面和使用环境，深受广大用户的喜爱。本章主要介绍在Access 2003中创建数据库与创建表等基本操作。 教学重点与难点 创建数据库的两种方法 创建表的三种方法 表中各字段属性的含义与设置方法 13.1 创建数据库 在Access 2003中创建数据库，有两种方法：一是通过数据库向导，在向导的指引下向数据库添加需要的表、窗体及报表，这是创建数据库最简单的方法；二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。 13.1.1 使用数据库向导创建数据库 使用数据库向导创建数据库，就是利用在Access 2003本地保存的数据库模板快速地建立一个数据库。Access 2003提供的模板有“订单”、“分类总账”、“联系人管理”等，通过这些模板，可以方便地创建基于这些模板的数据库，然后通过一定的修改，就可以使其符合自己的需要。 13.1.2 直接创建空数据库 通常情况下，用户都是先创建数据表等组件之后才创建数据库，或者先创建一个空数据库，然后再在此空数据库中添加表、查询、窗体等组件。 13.2 打开数据库 在菜单栏中选择“文件”|“打开”命令，打开“打开”对话框。在其中选择要打开的数据库文件，然后单击“打开”按钮即可打开该数据库。 13.3 创建表 表是关系型数据库系统的基本结构，是关于特定主题数据的集合。与其他数据库管理系统一样，Access中的表也是由结构和数据两部分组成。 13.3.1 输入数据创建表 通过输入数据创建表是一种“先输入数据，再确定字段”的创建表方式。用此方法创建的表，其字段使用系统默认的字段名(字段1、字段2……)，Access会根据输入的记录自动地指定字段类型。 13.3.2 使用向导创建表 使用向导创建表是一种快速建表的方式，这是由于在Access 2003中内置了一批常见的示例表，这些表中都包含了足够多的字段，用户可以使用向导快速创建所需的数据表。向导提供的对话框均带有详细的说明，用户可以根据提示轻松地完成每一步的操作，并生成新表的结构和相应的关联。 13.3.3 使用表设计器创建表 表设计器是一种可视化工具，用于设计和编辑数据库中的表。该方法以设计器所提供的设计视图为界面，引导用户通过人机交互来完成对表的定义。 13.4 设置字段属性 在Access 2003中使用设计视图创建表是最常用的方法之一。在设计视图中，可以设置字段设置。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。在表设计器的“字段属性”选项区域中，可以设置字段的各个属性。 13.4.1 字段数据类型 Access 2003定义了10种数据类型，在表设计窗口“数据类型”单元格的下拉列表中显示了10种数据类型供用户选择。 13.4.2 选择数据格式 在Access 2003中，有些数据类型包含多个不同的数据格式，如“数字”数据类型包含“常规数字”、“固定”、“标准”以及“百分比”等数据格式，正确选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性。 13.4.3 改变字段大小 在Access 2003中，可以修改“数字”与“文本”数据类型字段的大小。若字段为“文本”数据类型，可以在“字段属性”选项区域的“字段大小”文本框中输入字段大小。 13.4.4 输入掩码 “输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。要设置字段的“输入掩码”属性，可以使用Access自带的“输入掩码向导”来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用掩码引导用户准确地输入格式为( )- 。 13.4.5 设置有效性规则和有效性文本 当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期。事实上，这些错误可以利用“有效性规则”和“有效性文本”两个属性来避免。 13.4.6 设定表的主键 主键就是数据表中的某一个字段，通过该字段的值可在表中准确地找到一笔记录，且只有一笔。也就是说，对于任何一笔记录而言，该字段的值