第4章_(Excel)下.ppt

图4－70 “分类汇总”对话框 （2）选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，作如图4－70所示的设置。 分类的依据 汇总的方式 分类的字段 图4－71 分类汇总的结果 （4）单击“确定”按钮。 　分类汇总结果如图4－71所示。 　每一个部门增加一行，以存放分类汇总的值，并注明分类汇总的名称。 　最后一行是总计。 在工作表左侧插入分级显示控制栏 2．隐藏和显示明细数据 （1）隐藏明细数据符号 单击该符号,将隐藏符号所在组的所有记录,同时该符号变为 （2）显示明细数据符号 单击该符号,将显示符号所在组的所有记录,同时该符号变为 （3）显示级别符号 在隐藏/显示明细数据符号的上方有一组显示级别符号 1）单击符号 ,只显示分类汇总的总计结果。 2）单击符号 ,显示所有分类汇总的结果及总计结果,如图4-67所示。 3）单击符号 ,显示全部数据。 3．清除分类汇总 操作步骤如下： （1）选定已分类汇总的数据清单。 （2）选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。 （3）单击“全部删除”按钮。 §4.7.5　数据透视表 数据透视表的本质是行列交叉的分类汇总表。它可以转换行和列用以不同方式查看汇总的结果，是用户分析、组织复杂数据的有力工具。 建立数据透视表并没有修改原有的数据清单，它只是对数据清单中的原有数据进行重新组织，从而提供了新的数据表示形式，以便用户对数据清单中的数据进行分析。 1．建立数据透视表 　【例】在 “人事档案”数据清单中，建立数据透视表，分别对各部门的男女职员的工资进行汇总，同时求出每个部门的工资总和，所有男职员和女职员的工资总和，以及整个公司的工资总和。 　【分析】建立数据透视表，要确定组成数据透视表的三要素：行字段、列字段和数据字段。 　本例行字段是性别，列字段是部门，数据字段是工资。 操作步骤如下： （1）选定数据清单。 （2）选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框。 　选中“Microsoft Excel数据清单或数据库”和“数据透视表”选项，以指定所要创建透视表的类型，如图4－73所示。 图4－73 “数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1” （4）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2”对话框。此时，对话框中的“选定区域”框中已自动指定了整个数据清单区域，如图4－74所示。 图4－74 “数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2” （5）单击“下一步”按钮,打开“数据透视表和表格透视图向导－3步骤之3” 对话框,如图4－75所示。选用“新建工作表”选项。 图4－75 “数据透视表和表格透视图向导－3步骤之3” （6）单击左下角“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－布局”对话框，如图4－76所示。 图4－76 “数据透视表和数据透视图向导－布局” （7）将对话框右边的字段名“学历”拖放到“页”字段区，将字段名“性别”拖放到“行”字段区，将字段名“部门”拖放到“列”字段区，将字段名“工资”拖放到“数据”字段区。 　若要修改数据汇总的方式，则双击“数据”区“工资”字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中，选择“计数”、“平均值”、“最大值”或“最小值”等汇总的方式。 （8）单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3”对话框，然后单击“完成”按钮生成数据透视表，同时激活“数据透视表”工具栏，如图4－79所示。 图4－79　从事档案数据透视表 　2．改变数据透视表中数据的位置 　改变数据透视表中数据的位置,可以从不同角度观察和分析数据。 拖动数据透视表中行或列的按钮可改变数据透视表的数据位置。 例如，把图4－79数据透视表中的列字段区的“部门”拖放到行字段区“性别”后面，即得到如图4－80所示的数据透视表。 如果把图4-80中的行字段区“性别”拖放到“列”字段区的位置,就得到“性别”字段和“部门”字段互换位置后的数据透视表,如图4-81所示。 图4-80 部门”字段拖放到“性别”字段后 图4-81 性别”和“部门”字段互换位置表 §4.8　打印工作表 在打印工作表之前还