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Q/SSD-CX4.2.3-2009 文件控制程序 1目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2范围 适用于公司与质量管理体系有关的文件控制。 3职责 3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。 3.2管理者代表负责审核质量手册和程序文件。 3.3企管部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理，并对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。 3.4企管部负责对公司外来文件的管理、控制。 3.5各部门负责各自相关业务文件的编制、使用和保管。 4工作程序 4.1文件分类及保管 4．2．1按文件性质分类 a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）； b) 程序文件； c) 作业文件： 1）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。 2）技术类文件：如产品设计图稿、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件； 3）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。 d）标准要求的记录； e）外来文件：法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料。 4．2．2按文件载体分类： a) 纸介质文件； b) 非纸介质文件。 4．3文件的编号 4．3．1质量手册、程序文件和其他体系文件（除标准化文件外）的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章号、顺序号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。 a) 企业标准代号用Q表示； b) 公司代号用SSD（盛世达）表示； c) 类别代号用2-3个汉语拼音表示； 1）质量手册“SC”； 2）程序文件“CX”； 3）作业文件：“ZY”。 d) 序号指本章节的文件顺序号，质量手册不标章节号、顺序号； e) 发布年份用阿拉伯数字4位数 例：程序文件编号 Q / SSD — CX X.X.X — XXXX 发布年号 标准章节号 程序文件类别代号 公司代码 企业标准代号 4．3．2标准化技术文件编号遵守相关规定。 4．3．3记录编号在《记录控制程序》中规定。 4．3．4外来文件编号按原来的编号。 文件的编号由文件编写人员从取得，应填写文件名称、文件号等文件编号记录。 .4文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得批准，以确保文件是充分的、适宜的； a)质量手册由企管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由企管部负责备案、登记、发放； b)程序文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准发布，企管部负责备案、登记、发放； c)作业文件由相关部门人员编写，部门负责人审核，报公司主管领导批准，由企管部备案、登记、发放； d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。企管部对文件的发放、回收进行控制，应填写和建立《文件发放、回收记录》。 4.5文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由企管部按规定执行发放。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。 4.6文件的更改 a)质量手册由企管部组织更改、填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由企管部组织实施。企管部应保留文件更改内容的记录； b)其他体系文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改通知单》，经原审批部门或负责人审批，再由各相应部门指定人员进行更改，由企管部办理更改后发放、处理。 c）所有被更改的原文件必须由企管部负责收回处理，以确保文件有效、惟一。 4.7文件的领用 a)文件使用者应填写《文件发放/回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用； b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，企管部收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；企管部作好相应发放签收记录。 4.8文件的保存、作废与销毁 4.8.1文件的保存 a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方； b)各部门文件由各部门保管, 企管部每六个月对各部门文件保管情况进行检查； c)对受控文件，各部门负责人员应及时填写本部门使用文件的《受控文件清单》。如内容与领用有变化，应通知企管部； d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检