634-HT-0125A资讯小教室-Office办公软体MOS教育训练-Excel(二).pptVIP

Office辦公軟體MOS培訓-Excel(二) 主題: Office辦公軟體MOS培訓-Excel(二) 報告人：資訊部 日期：* 課程內容 公式稽核與數據校驗 數據整理 使用分析工具 與工作小組共事 一.公式稽核與數據校驗 追蹤前導參照 追蹤錯誤 添加監看 (一).追蹤前導參照1.開啟Excel檔后,選擇需要追蹤的儲存格 2.執行”工具”菜單的”公式稽核”?”追蹤前導參照” 3.畫面出現藍色箭頭顯示該儲存格的前導參照 (二).追蹤錯誤 1.開啟Excel檔后,選擇需要追蹤的儲存格 2.執行”工具”菜單的”公式稽核”?”追蹤錯誤” 3.畫面出現藍色箭頭顯示該儲存格的前導參照 4.進行更正錯誤 (三).添加監看  1.開啟Excel檔 2.執行”工具”菜單的”公式稽核”?”顯示監看視窗” 3.在彈出的”監看式視窗”中點選”新增監看式” 4.選取要監看的儲存格,點擊”新增” 5.已使用的監看式視窗,可以監看儲存格的內容和公式 二.數據整理 群組及大綱 小計 篩選資料 查找函數 (一).群組及大綱1.啟動Excel后,選擇儲存格範圍,可以選擇整行,整欄或儲存格範圍 2.執行”資料”菜單的”群組及大綱”?”群組” 3.完成的結果如圖 4.如果選的是部分儲存格,執行”資料”菜單的”群組及大綱”?”群組”后則會出現”組成群組”對話框,這可按行或欄組成組合 5.建立好的群組,只需用鼠標單擊”＋”與”－”按鈕就可以顯示或隱藏詳細資料.也可點擊”分組符號”來快速顯示和隱藏詳細資料 6. 建立好的群組也可以取消.選擇要取消的群組,點”資料”菜單的”群組及大綱”?”取消群組”即可 建立大綱1.在工作表的任一儲存格中,點選”資料”菜單的”群組及大綱”?”自動建立大綱” 2.結果如圖所示; 3. 建立好的大綱也可以取消,只要點”資料”菜單的”群組及大綱”?”清除大綱”即可 (二).小計1.啟動Excel檔后,先要對想要小計的字段資料做好排序 2. 執行”資料”菜單下的”小計” 3.選擇”分組小計欄位”,”使用函數”和”新增小計位置”,點擊”確定” 4.Excel小計結果如圖所示 5.刪除小計時,只要點選小計範圍內的任意儲存格,點選”資料”菜單的”小計”,單擊”全部移除”即可 (三).篩選資料1.啟動Excel檔后,執行”資料”菜單的”篩選”?”自動篩選” 2.Excel在各欄資料上加上自動篩選功能后,可以看到各欄資料第一行的儲存格右方顯示一個向下的箭頭,點選其中某一特定的資料項 3.完成結果如圖,”自動篩選箭頭”按鈕由原來黑色變成藍色,行號也隨即變得不連續 使用前10項或百分比說明 “前10項”功能是以”數值”而言的最大前幾項或最小后幾項. 顯示項次的範圍1~500之間 自訂條件篩選說明如果在”自動篩選箭頭”按鈕中選擇”自訂”, 會打開”自訂自動篩選”對話框,如圖所示即是篩選訂單項次大于40或小于25的訂單資料 4.取消自動篩選功能,只要再次選取”資料”菜單的”篩選”?”自動篩選”,或再單擊”自動篩選箭頭”按鈕中選擇”全部”選項 進階篩選1.開啟Excel檔后,執行”資料”菜單的”篩選”?”進階篩選” 2.打開”進階篩選”對話框,在”執行”選項中點選”將篩選結果復制到其他地方”,接著在”資料範圍”內選取要篩選操作的資料範圍.一般來說,系統會將工作表中所有數據均設定入”資料範圍”內. 3.點選”準則範圍”文本框旁邊的”折疊對話框”按鈕,在工作表中選取所要使用的準則區域.選取完畢后,單擊”折疊對話框”按鈕 4.回到”進階篩選”對話框,在”復制到”文本框中,按步驟3選取一個空白區域,共Excel顯示篩選后的結果,單擊”確定”按鈕 5.如圖所示是篩選后的結果. (四).查找函數 1.開啟Excel檔后,先分析好資料儲存格對應關係 2.按對應關係,輸入”=HLOOKUP(儲存格,對應表,返回值在對應表的行數)”,敲Enter鍵完成 3.同樣方式輸入欄的查找函數VLOOKUP 三.使用分析工具 樞紐分析表及圖報表 分析藍本 分析工具箱(資料分析) (一).樞紐分析表及圖報表1.開啟Excel檔后,執行”資料”菜單的”樞紐分析表及圖報表” 2.在”請問您要分析的資料的來源”下點選”Microsoft Office Excel清單或資料庫”.并在”請問您想要建立何種型式的報表”下點選”樞紐分析表”,單擊”下一步” 3.系統會自動選定資料範圍,單擊”下一步”按鈕 4.指定將結果放在”新工作表”或”已經存在的工作表”中.點擊”完成”按鈕. 5.拖拽”樞紐分析表欄位清單”中的項目到相應位置 6.完成后結果如圖 圖報表1.如需要制圖報表,在2步時”請問您想要建立何種型式的報表”下點選”樞紐分析器(及樞紐分析表)”,單擊”下一步” 2