【2017年整理】电子文件归档与电子档案管理规定.docVIP

宝塔石化集团 电子文件归档与电子档案管理规定 为了加强集团电子档案管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为集团发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和集团的有关文件要求，结合集团实际，制定本规定。 第一条电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 第二条归档电子文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的电子文件。 第三条电子档案是指经过鉴定、具有保存和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件和软、硬件说明。 第四条 各单位对电子文件的形成、积累、鉴定、归档、保管实行全过程管理，从电子文件产生时，就要有严格的管理制度和技术措施，应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 第五条 归档电子文件的形成部门及单位资料室，每年应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。 第六条 对保管的归档电子文件进行迁移操作前，要填写《归档电子文件迁移登记表》，制定严密的迁移工作计划，保证归档电子文件必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移；迁移完成后，原旧版的载体仍需保存3年。 第七条 专用软件生产的电子文件，归档时必须连同专用软件一并归档。 第八条 各级档案室要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件管理的有效识读。 第九条 档案工作人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握集团使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具。 第十条 局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换方案，确保数据准确无误并能在新系统中运行。档案资料员应参与设备更新时的数据转换工作，并做好更新记录。 第十一条 对电子文档储存电脑的，必须安装第三方安全加密软件。任何需要节约的电子档案，借出时应对电子档案进行加密与防修改保护。如需修改的经部门领导授权后，连同“电子密钥”同时借出。 第十二条 电子文件的形成部门一般应在每年六月底前，将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向集团档案室归档，电子文件移交前，各承办（业务）部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。 第十三条 归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-24℃；相对湿度控制在35%-45%，距离强磁物10米以上。 第十四条 应定期对保存的归档电子文件进行抽样机读检验，光盘每满2年进行一次抽检，检查并清除计算机病毒；对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理，并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。 第十五条 集团档案室负责检验各单位移交的电子档案，检测内容包括：①载体是否有划痕，是否清洁；②载体是否有病毒；③核实在指定存在的环境平台上能否准确读出电子档案；④核实电子档案信息、数据的完整性、真实性和有效性审核手续；⑤核实电子档案的字节数、电子文件目录表以及相应的软件是否齐全完整。凡检验不合格的，由档案移交单位负责重新制作。 第十六条 集团的电子档案一般不得利用和外借，如确需利用的须报相关领导及集团总裁审批。联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。 第十七条 本规定由集团总裁办负责解释，自下发之日起施行。 宝塔石化集团总裁办 二0一0年十月十八日 ZYJ—401 设备交接清单 共 页 第 页 工程名称：桥口联合站安全隐患治理工程 单元名称：电气 序号 设备名称 型号及规格 单位 数量 备 注 接受单位： 接受代表： 年 月 日 移交单位： 移交代表： 年 月 日 ZYJ—401 设备交接清单 共 1 页第 1 页 工程名称：中原油气天然气处理厂1万 吨/年丁苯乳胶工程 单元名称：电气工程 序号 设备名称 型号及规格 单位 数量 备 注 1 防爆照明配电箱 XMB-1216N 台 2 2 防爆照明配电箱 XMB-416N 台 1 3 防爆照明配电箱 XMB-816N 台 1 4 防爆动力配电箱 XMB-606N 台 2 5 防爆动力配电箱 XMB-406N 台 1 6 动力配电柜 ZGC-2-改 台 1 7 动力配电柜 ZGC-1-改 台 1 8 低压配电柜 GGD2 台 5 9 照明配电箱 V306