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现代办公会议 电子政务 现代办公会议 主讲:崔鹏飞 第十九章 现代办公会议 1 会议筹划 2 会议程序 3 多功能会议室简介 4 多媒体会议室系统配置方案 5 会议常用设备使用及维护 会议筹划 需要做些什麽 谁来筹划会议 会议筹划者的任务 主要会议类型 会议筹划步骤 需要做些什麽？ 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。 因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。 谁来筹划会议？ 从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 会议筹划者的职责： 作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。 # 善于与人共事 # 善于注意小节# 善于解决问题 # 善于与人协商# 能够管理会议财务事宜 # 熟悉酒店运作# 能够安排恰到好处的流程 # 能够熟练操作电脑# 能够熟练地与视听服务公司打交道# 能妥善接待贵宾和外国客人# 熟知各种礼仪 # 行事果断、执着 会议筹划者的任务： # 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标# 制定会议议程# 了解可供使用的场所和设施情况# 选择或提议合适的场所# 检查并比较各项设施# 安排交通事宜# 协调会务工作人员的活动# 招收、培训会务人员和广告人员 会议筹划者的任务： # 制定可行预算或按既定预算安排有关工作　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 # 确定各项工作的时间安排# 视察选定的场所和设施# 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）# 确定印刷公司# 安排食品、饮料有关事宜# 讨价还价# 同会议发言人和各位贵宾进行联系 主要会议类型： 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。 主要会议类型： 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。 会议筹划步骤： 目的和目标： 确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些： # 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策 # 激励 # 引入新事物或介绍新人员 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题 # 讨论如何赢利 # 赢利 会议筹划步骤： 进一步的筹划： 在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： 会议筹划步骤： # 预计召开会议的日期；# 会议预计召开几天；# 打算在什麽地方召开会议；# 会议形式或程序是什麽；# 需要多大的场地；# 以前开过这样的会议吗？结果如何；# 将有多少人到会；# 会议预算是多少；# 与会者对费用开支很在意吗？# 打算选用什麽级别的酒店和设施；  会议筹划步骤： # 打算选用最高级的房间标准是什麽；# 谁来制作会议邀请函；# 会议需要向与会者打印相关资料吗？# 会议的发言人有哪些？# 会议需要什麽样的视听设备；# 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；# 与会者可以携带家属吗？# 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？ 会议程序  通常会议我们可以参照以下程序进行： 确立会议议题 （领导提出、行政部门收集、和部门提出、董事会要求） ↓ 安排会议议程 （议题顺序、发言顺序、准备有关文件） ↓ 提前发出会议通知 （时间、地点、出席人、议题、议程、编组） ↓ 会议程序  会务准备 会场布置、座次安排、会场签到、会议证件、会场设备（音响、录像等） ↓ 做会议记录和摄像、录音 ↓ 撰写会议纪要、决议 ↓ 上级阅改、签批 ↓ 印发有关部门、人员、并归