103文档管理计划.doc

國立臺北大學103年文書檔案管理計畫 計畫緣起 100年1月26日教育部之「教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告」之建議事項，再次顯示本校文書檔案管理軟硬體之缺失。有鑒於此，前於99年11月26日簽奉校長核准之「國立臺北大學文書檔案中長程計畫」，提出本校文書檔案管理100年至103年之逐年各項改善措施，俾落實文檔管理工作，提昇行政管理效能。 茲查教育部訪視結果報告之建議事項，及文書檔案中長程計畫仍未落實，且本校文書檔案庫房59.31平方公尺（18坪），內設置雙面手搖移動式密集櫃10座，已經使用8.5座、餘1.5座，估計一般檔案文件至多僅能供1.5年檔案使用，庫房容量即將滿載，另38年至91年歷史檔案未完成紙本掃描計12萬件餘，導致線上檢調未臻完善等等。茲特依據「國立臺北大學文書檔案中長程計畫」、「教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告」(參附件)，及目前人力、物力之資源現況等，爰訂定「國立臺北大學103年文書檔案管理計畫」(下稱本計畫)，俾推動本校明年度檔案管理與應用工作。 過往的績效 依過去年度管理計畫顯示出本校文書檔案管理之關鍵缺失：(1)檔案管理：立案編目之「其他」項目過多、未執行檔案清查作業、未落實檔案清理及銷毀作業、機密檔案未進行降解密作業、及未落實檔案稽催研考作業以至於檔案逾期案件過多。(2)檔案應用與行銷：欠缺檔案行銷設計人才、欠缺製作檔案行銷網頁人才、未編列行銷物品經費、無足夠空間設置檔案閱覽及調閱區域、未完成紙本掃描無法進行全面性線上檢調作業。(3)資訊管理：欠缺處理及排除電子公文故障排除方面之資訊人才、軟硬體須經常維護、更新與汰換致每年須編列經費以支應之、及未建立檔案異地備分，以避免公文檔案遺失或毀損。(4)庫房環境：囿於經費有限，未完成消防設備、空調設施、燈管更換致存放於庫房之紙本公文，無法妥善保存與保障。（5)校史─缺乏權責單位，以做為整體校史規劃，如口述歷史、文物擺設與徵集、數位典藏與設置地點等五大因素。 茲依上缺失用表格化檢視改善情形如下： 表1：辦理文書檔案管理之缺失辦 應辦理改進事項 辦理 後續處理意見 未執行檔案清查與落實檔案銷毀作業。 機密檔案未進行降解密作業。 未落實檔案稽催研考作業。 檔案應用與行銷 未落實檔案網頁設計興檔案行銷 未建置檔案閱覽及調閱區域 未完成紙本掃描無法進行全面性線上檢調作業 資訊管理 資訊軟硬體須經常維護、更新 未建立檔案異地備分 庫房環境 未完成消防設備、空調設施、燈管更換 校史 未設校史室致缺乏權責單位 1. 檔案清查作業 a. 100年9月完成96年度保存年限1-3年紙質類檔案清查作業。 b. 101年6月完成97年度保存年限1-3年紙質類檔案清查作業。 c. 102年6月完成95年度保存年限1-5年紙質類檔案清查作業。 2. 檔案銷毀作業 a. 102年3月完成96年度保存年限1-3年紙質類檔案銷毀作業。 b. 目前正進行95年度保存年限1-5年紙質類檔案銷毀作業，銷毀清冊已於102年10月送教育部審核中。 1.機密檔案降解密作業： (1) .101年11月已針對97年至101年已達解密條件卻未解密之密件通知承辦人辦理解密，102年亦針對已達解密條件之密件辦理解密，解密情形如下： a.97年： 已解密：7件 已補上解密文件：3件 預定解密未補相關文件：1件 b.98年： 已解密：35件 已補上解密文件：21件 預定解密未補相關文件或程序：3件 未回應：4件 c.99年： 已解密：26件 已補上解密文件：3件 預定解密未補相關文件或程序：5件 未回應：1件 d.100年： 已解密：18件 已補上解密文件：5件 預定解密未補相關文件或程序：12件 未回應：2件 e.101年： 已解密：8件 預定解密未補相關文件或程序：1件 f.102年： 已解密：10件 2.另於接收到來文機關的解密通知後辦理解密(不定期)。 1.自101年起，已定期每3個月進行1次逾期未辦畢及已辦畢逾期未歸公文紙本稽催作業，中間另各進行1次線上稽催作業，截至目前為止次數如下： a. 101年度=紙本稽催 4次 線上稽催 5次 b. 102年度=紙本稽催 3次 線上稽催 3次 2.自102年9月起新增公文系統草稿匣已取號未送出公文稽催作業，預定每3個月稽催1次。 3.加強稽催本校紙本公文簽核自95年至100年各單位未歸檔紙本公文（電子檔已傳送，但紙本文並未送達文書組歸檔