第二步.ppt

档案的种类： 1.按照档案来源标准划分：国家机关档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等； 2.按照档案内容标准划分：文书档案、科技档案、专门档案等； 3.按照档案的载体标准划分：纸质档案、声像档案、电子档案； 4.按照档案的时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案。 归档文件目录 （1）正本在前，定稿在后； 文件系统排列 第二步 （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，复制件在后； （4）转发件在前，被转发件在后； （5）批复在前，请示在后； （6）不同文字的文本，中文本在前，外文本在后， 汉文本在前，少数民族文字在后。 （7）成套报表一册为一件。 检查质量 编 页号 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号：是每份归档文件页次的顺序号。 编页号 第三步 编写方法：以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为 一个流水号。 如果一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 检查质量 文件排列 编写件号 录入目录 装订 填备考表 第三步 （2）单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号；折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 （3）不得重编、漏编页号。 （1）编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右下角，背面的左下角。 （4）一般使用铅笔编写页号，或用打码机打号。 检查质量 文件排列 编写件号 录入目录 装订 填备考表 页号编写方法 将排列的归档文件赋予顺序号，以固定其存放顺序。 以“件”为单位的归档文件，以归档章（件号章）的形式在归档文件上注明，并以归档文件目录予以固定。 第四步 检查质量 文件排列 编 页号 录入目录 装订 填备考表 编写件号 归档章 注意：“归档章”盖在每一份文件第一页的右上角空白处。 馆编件号 保管期限 机构（问题） 室编件号 年 度 全 宗 号 件号 责任者 文 号 标 题 成文日期 页 号 备 注 1 2 3 4 件号：文件排列的顺序号； 责任者：发文机关或署名者。使用全称或通用的简称；多个单位行文应照实填写所有责任者。 文号：文件的发文字号，照实抄写。 标题：文件的标题。一般照录，无题目或题目 概括不清的，重新拟定或补充更名，并外加[ ]以示区别。 成文日期：指文件的落款时间或成套“件”的最后 时间。 页号：一件的实际总页数。 备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。 （1）三孔一线法。主要适合较厚的文件。 选择粗细适中的棉线进行装订。 装订 第六步 （2）缝纫机扎边法。适合比较薄的文件。 （3）特殊情况，如已装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 （4）装订文件时尽量把四边都对齐，至少把右边与下边分别对齐。 检查质量 文件排列 编 页号 编写件号 录入目录 填备考表 填写备考表 第七步 卷 内 备 考 表 　　 卷内备考表位于卷内文件之后，必须用钢笔或签字笔填写。 1. 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（一般不填写） 2. 立卷人：由专、兼职档案员 填写。 3. 检查人：分管领导 4. 立卷时间：填写立卷的时间 本卷情况说明 立 卷 人：___________ 检 查 人：___________ 立卷时间：___________ 检查质量 文件排列 编 页号 编写件号 录入目录 装订 二、以“卷”为单位 整理 由互有联系的若干文件组合而成的文件组合体。 如：教学（学籍大表）、科研、基建等材料中