办公室管理作答业案.doc

第一次作业 1、办公室事务工作一览表 序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 1 文书撰写 以速记上司交代的事情 办公室环境的布置和整理 2 文书制作 执行上司吩咐 办公室环境的布置和整理 3 文书处理 阅读并分类信件 通讯事务、电话、信函和邮件处理 4 档案管理 档案管理 执行上司交办事项 5 会议组织 以电话维持公共关系 照料上司身边的琐事 6 调查研究 替上司定约会并记录 接待宾客和员工来访 7 信息资料 完成上司信函 记录上司指令及会谈、会议内容 8 信访工作 在权限内发信函 打印文稿几表格 9 接待工作 接待来访宾客 收集及整理各种信息 10 协调工作 替上司皆洽外界人士 保管办公室设备及用品 11 督查工作 自动处理例行事物 外出办事、如银行、邮局、税务所等 12 日程安排 为上司安排旅行 13 日常事物 替公司宾客订饭店 14 其他临时交办事项 收集演讲或报告资料 15 协助上司准备书面时务报告，研究报告 16 整理并组织好粗略的资料 17 为上司保管私人的财务或其他记录 18 协助上司申报交纳所得税几办理退税 19 督导一般职员或速记员 20 安排会议事务并做好会议记录或纲要 21 复印资料 ? （1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔； （6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀；（10）日历等；（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 ? 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。 （1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。 （2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。 （3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次，说明三个步骤之间的关系。 三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。 文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。 序号 优先顺序表 审核 1 和王先生联系今天预定计划的变更 2 和司机联络今天预定的变更 3 复印下午的会议资料 4 誉写原稿（今天截稿） 5 准备奠基仪式 6 发喜庆电报 7 制作感谢信 8 结算 9 整理档案 10 联系电脑打字 ? 受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。 受意方法要注意： （1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 结合实际谈体会 我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。 本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。 本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答，难度比较大。以下为参考答案： 同：1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。 异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没