东海大学文书电子化处理要点.docVIP

東海大學文書電子化處理要點 95年6月21日行政會議通過 第 一 章 總則 第 一 條 本校為使辦理文書之收發、製作、傳遞、交換、歸檔等作業流程有所依循，並推動文書電子化作業，提升公文處理效率，特依據行政院秘書處所頒布之「文書處理手冊」，訂定本要點。 第 二 條 本要點所稱文書，係指處理與本校校務相關，不論其形式或性質如何之一切資料，凡本校與機關、人民往來之文書，或校內通行之文書，均包括在內。 第 三 條 文書處理，係指文書自收文或創稿創簽起至用印、發文、歸檔為止。其流程圖示如下： 簽呈及創稿 來 文 第 四 條 本校各單位應指定適當人員專責處理收、發文工作，隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓。 第二章 收(分)文處理 第 五 條 校外來文由文書組統一收受。各一級(含直屬)行政、教學單位均需指定專人擔任單位收文，並設登記桌處理來文。 第 六 條 文書組收文人員需於每日上班時段內定時執行收文作業；來文誤寄達本校或疏漏時應通知原發文機關處理。 各單位如有未經文書組收文、且受文者以本校為名義之校外來文(含各單位)應送文書組循收文程序分辦，不得自行擅作處分。 第 七 條 收受紙本公文及電子公文(含傳真公文)後應註記相關內容，如：收文時間、類別、摘要資訊。 第 八 條 校外來文之分文由文書組負責。 第 九 條 文書組收文人員於收受紙本公文後應即進行掃瞄建檔儲存，並將公文(含附件)之影像檔傳送至承辦一級單位簽辦，已掃瞄之紙本原件併送承辦一級單位簽收。 校外紙本來文之附件如逾15頁，或屬現金、支票、領據、憑證、有價證券、圖表、海報、書籍、任免令、獎懲令、聘書、獎狀、名冊、證明、執照、契約書等，以及貴重、大宗物品因確實無法以電子交換傳遞，或需保有原始憑證者，得不掃瞄。 校外紙本來文之附件所使用紙張如逾A4紙張大小時，得不掃瞄。 校外紙本來文附件如屬現金、支票、文書核擬對於單位收發送交之文書，或根據工作辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統，以備查詢;如屬會辦單位權責範圍，且經取得共識而解決問題者，即不用正式簽擬公文;遇有意見不同，須校長核示者，始正式簽擬公文，並敘明事前之協調情形，陳校長核定。 第 十七 條 擬辦文書應注意事項如下：擬辦，依法令規定承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。阿拉伯數字、英文字母及括號請用半形，項目符號、標點符號請用全形。阿拉伯數字適用範圍：數字用語具一般數字意義「如代碼（NSC 093-133-00）、國民身分證統一編號（A123456789）、編號（附件1）、發文字號（東海測字0931234567號）、日期（中華民國93年12月25日）、時間（93年度、7時50分）、序數（第1階段、第2次會議、第3名、第4組）、電話（（04、傳真（（04、郵遞區號（40704）、門牌號碼（40704台中市西屯區中港路3段181號）等」、統計意義「如計量單位（1,333,096平方公尺）、統計數據（百分比（80%）、金額（6億3,944萬2,789元）、人數（123,456人）、比數（1：3）等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，請使用阿拉伯數字陳核應注意事項如下： 擬辦，應。承辦人員對於承辦文件如未簽擬意見，應還重擬，再行陳核。承辦人員擬有兩種以上意見備供採擇，主管或首長應明確擇定一種或另批處理方式。凡案件與其他單位之業務有關者，應儘量會商會商方式，應問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，以電話面洽。 1.會簽： （1）由簽辦單位於文書上先簽具意見，註明應會單位，採依序會辦者，並應註明先後順序，經送主管核閱後，依序或同時傳送各會辦單位簽具意見。 （2）會辦文書經核定後，由承辦單位負責執行並通知相關會辦單位。 2.會稿： （1）由承辦人擬稿，註明應會單位，採依序會辦者，並應註明先後順序，經送主管核閱後，依序或同時傳送有關會稿單位。 （2）經判行之函稿，回傳承辦單位繕校後，連同底稿及待發文正本，傳送文書組。 文書依序會辦二個以上單位時，會辦單位不得更改會辦順序。但經擬稿或簽辦單位同意者，不在此限。 第五章 發文處理 第二十一條 經判行之對外發文由承辦單位依前條之規定傳送文書組核對確認後，續行電子交換（如不符合電子交換條件之公文，仍以紙本發文，由承辦單位自行郵寄），文稿回傳承辦單位