办公室事务题稿.ppt

办公环境管理 一、办公环境的含义 二、办公环境管理的原则 方便→舒适整洁→和谐统一→安全。 三、环境的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局②开放式布局。 （2）布置 办公室布置的三大原则：有利于沟通；便于监督；协调、舒适。 （3）注意日常的清洁整理P163 四、恰当放置物品P164 常用个人办公物品包括：纸簿类、笔尺类、小装订类物品，归档用品，办公设备专用易耗品。 常用公用物品包括：公用文件及文件夹，公用办公用品柜，公用电话号码簿、航班表、火车时刻表、字典等，接待区为访客阅览的宣传品、资料及报纸杂志等。 1、 恰当放置个人物品 2、 恰当放置公用物品 五、办公室的视觉环境管理 六、办公室的听觉环境管理 七、办公室的空气环境管理 八、办公室的安全环境管理P166 （1）树立健康安全意识 （2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患： 物理环境方面的隐患： 办公家具方面的隐患： 办公设备及操作中的隐患： 工作中疏忽大意的人为隐患： 消防隐患： 录像中健康、安全办公环境的基本要求： 1、办公区建筑必须坚固安全，门窗开启灵活能锁； 2、光线应充足，直射的窗户应安装挡板或窗、帘； 3、温度要适宜，最好室温不低于16℃； 4、布局应注意通风，保持空气流通和空气的质量； 5、办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道； 6、办公室噪音要低，可用屏障、地毯、设备隔音罩减少嗓音； 7、办公家具、设备要满足工作所需并符合健康、安全要求； 8、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求； 9、办公设备的安装、操作要符合要求； 10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置； 11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求； 12、办公区或办公室设置急救包并定期更换； 13、建立相应的规章制度，包括人员进出规定、保密规定等； 14、室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。 电话管理 一、接打电话的基本要求 电话摆放位置： 二、接听电话的步骤 准备记录物品 迅速摘机呼叫 主动自报家门 辨明对方身份 听记对方陈述 及时提出疑问 复述来电内容 礼貌结束通话 轻轻放下话筒 整理电话记录（电话记录单） 三、拨打电话的步骤 准备通话提纲 核查号码 拨出电话 自我介绍 陈述内容 解答疑问 汇总确认内容 结束通话 挂断电话 整理记录 接电话的礼仪 （1）即“铃响不过三”。 （2）听电话时要注意力集中，回答问题要有耐心和热情 （3）接到打错的电话时 （4）电话交谈完毕 （5）通话结束后应等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，以示尊重。 打电话的礼仪 （1）选择适当的时间。 （2）通话时，首先通报自己的姓名、身份。 （3）电话内容要简明扼要，通话时间不能太长。 （4）拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。 （5）电话打通后，若要找的人不在，不能马上就“咔嚓”挂掉电话，这是不礼貌的。 （6）通话结束时应说声“再见”，然后轻轻地放下话筒。 * * *