吉林大学天文协会理会事工作细则.docxVIP

吉林大学天文协会理事会工作细则目录总则秘书部外界联系协会档案社团年审与社团评优宣传部视觉识别系统活动宣传活动部活动计划例行观测制度协会活动学术部会员培训制度讲解服务附则第一章 总则第一条 为了提高吉林大学天文协会理事会工作效率，明确理事会成员职责，根据协会章程，制定本细则。第二条 本细则适用于吉林大学天文协会理事会成员。第二章 秘书部第一节 外界联系第三条 秘书部代表吉林大学天文协会与友情社团保持长期联系；与协会指导老师保持长期联系。第四条 吉林大学天文协会的友情社团包括全国高校天文社团、长春星空之友俱乐部、吉林大学物理人科技联盟等。第五条 秘书部联系协会的赞助商，保证协会的资金来源。第六条 学生社团不具备法人资格，社团和赞助单位签订合同必须报所属学院团委书记或以上负责人批准，并加盖学院团委公章。第二节 协会档案第七条 吉林大学天文协会档案由秘书部管理。秘书部将协会档案备份二至三份，分别保管，以防丢失。第八条 协会档案包括以下内容：（一）协会章程；（二）协会其他规章；（三）理事会会务文件；（四）理事会各部部务文件；（五）会员登记表；（六）活动计划；（七）活动记录表；（八）活动总结；（九）活动文字、图片及影音资料；（十）财务收支明细；（十一）重要会议记录；（十二）其他协会资料。第九条 秘书部在纳新活动中负责新会员的登记工作，制作相应的会员登记档案。第十条 每学年会员考核后，根据理事会的决定，秘书部对考核成绩优秀的会员进行奖励；对考核不通过的会员，取消其会员资格。第十一条 协会每进行一项活动，秘书部在活动记录表中增加一项记录。需要在活动记录表中记录的活动包括：（一）纳新活动；（二）迎新见面会；（三）例行观测活动；（四）会员培训活动；（五）其他协会活动。第十二条 秘书部建立并管理协会财务档案。秘书部必须认真记录、核算协会各项收支情况，并接受全体会员和社团联合会的监督。秘书部进行财务管理须使用正规票据；发票和收据须字迹清晰，加盖有效公章，金额不得涂改。秘书部在会员大会上向全体会员报告全年的财务工作。第十三条 在社团活动中需另外向会员收取费用的，纳新时必须向会员作出特别说明。第十四条 吉林大学学生社团不得刻制任何公章。第三节 社团年审与社团评优第十五条 秘书部组织参加社团年审和社团评优。第十六条 吉林大学学生社团联合会在每年五月中旬对全校学生社团进行年度审查。学生社团应在规定日期内，按年审通知要求上交书面和电子版年审材料。第十七条 社团年审材料包括以下内容：　（一）社团年度审查表；　（二）社团组织结构表；　（三）社团成员名单；　（四）社团年度活动计划、记录、总结及活动佐证材料；（五）社团活动财务明细。第十八条 吉林大学学生社团联合会于每年11月下旬进行全校学生社团和社团干部的评优工作。社团评优将从参评社团中评选出获奖学生社团，获奖名额按等级分为标兵社团（10个）、精品社团（20个）、优秀社团（30个）和单项奖（最佳社团活动组织奖、最佳社团管理奖和校园文化特殊贡献奖等）。第十九条 社团评优材料包括以下内容：（一）活动计划；（二）活动记录表；（三）活动总结；（四）活动文字、图片及影音资料；（五）其他活动佐证材料。第二十条 秘书部组织参加吉林大学学生社团联合会举办的其他活动。第三章 宣传部第一节 视觉识别系统第二十一条 宣传部管理和发展协会的视觉识别系统。第二十二条 吉林大学天文协会视觉识别系统的基本要素包括协会名称、会徽、会旗、标准字体、标准颜色、象征图案等。第二十三条 吉林大学天文协会视觉识别系统的应用要素包括会刊、徽章、会员卡、文化衫、星图、书签、明信片等。第二十四条 吉林大学天文协会中文名称的标准字体是”华文新魏”；英文名称的标准字体是”Tw Cen MT Condensed Extra Bold”。第二十五条 宣传部制定每学年的视觉识别系统发展计划。由理事会通过后，宣传部按照计划制作相应的宣传产品。第二十六条 吉林大学学生社团发行出版物应遵守下列规定：（一）学生社团创办刊物须向学生社团联合会提出书面申请，说明刊物创办的目的、内容、编辑人员、发行周期、发行范围和发行量，并严格按照审批要求发行，不得擅自变更；书面申请应由社团所属学院团委书记或以上负责人签字并加盖学院团委公章；　（二）社团刊物所登载文章内容由文章作者、刊物编辑及社团负责人承担责任；　（三）学生社团刊物只限于校内展示和交流，禁止用于商业发行；（四）凡经学生社团联合会批准发行的出版刊物，刊物责任社团需将每期刊物样本报送学生社团联合会存档；（五）凡未经学生社团联合会批准发行的出版刊物均为非法刊物，一经发现，学生社团联合会将立即对出版活动进行制止，并追究有关人员的责任。第二节 活动宣传第二十七条 宣传部负责协会活动的对外宣传。第二十八条 活动宣传的主要方式有条幅、海报、展板、网络