商务email的写作要点.docVIP

BUSINESS ENGLISH--E-mail写好E-mail的要点 Keys to Email WritingE-mail已经成为商务或个人往来最重要的沟通工具， 因此，如何写出让人看得懂其让对方有所行动的e-mail， 显得更加重要。我们与许多远方的客户虽然通了无数 的e-mail，但彼此可能从未谋面，因此一封合宜的商务 e-mail，不但可以帮你建立正面的形象，也可以避免因 语言隔阂造成争端而伤及与客户的友好关系。清楚鲜明的标题（highlight subject）现代人每天收到的E-mail少则几十封，多则上百封，如何让 收信人能注意到你的e-mail，不被当成垃圾邮件（spam），有 清楚鲜明的标题是很重要的，例如： Sub: Proposed Railway in Sarawak, Malaysia Re: Request to Clarification on PQ FW: Hotel Reservation适当的字体及字号 （appropriate font）现代人的工作都离不开电脑，每天都盯着电脑，如何看到 e-mail的字体太小或字体不美观，就不太有兴趣继续看下去， 因此，就英文e-mail而言，一般建议采用“12磅”的字号（甚 至14磅也无妨）及“New Times Roman”的字体。段落分明 （Distinctive Paragraphs）利用段落来区分不同的主题，每个段落之间应空1或1.5倍行 距，这样便于阅读，一个句子的平均字数要控制在20字以内； 段落的长度，应以7～9行为上限。检查拼写及标点符号 （Spelling Punctuation Check）拼写错误会让人觉得不专业，因此在e-mail发送之前务必要 检查拼写。此外，标点符号也需要力求正确。中英文标点符号 基本相同，但需注意： （1）英文中没有顿号（、），都采用逗号（，）代替； （2）英文中没有书名号（《》），书名通常用首字母大写加 斜体字表示，或者加引号（“”），例如： 《施工管理》 Construction Management 或 “Construction Management”不要使用大写（Avoid Capitalization）如果e-mail内容全部使用大写，是非常不礼貌的，很容易感 觉是在骂人。除非你是想特别强调某个字或某个句子，才可以 用大写，否则尽量避免。语气礼貌（Courteous Tone）开 场 及 结 尾 都 要 很 客 气 ， 但 不 需 要 客 套 ， 多 用 please ， thank you，could you等词句；如果收信的人不认识你，就应当 先说明你是谁，以及写信的目的。内容简洁扼要（Concise Content）明确表达来意，重点放在想传达的信息即希望对方配合的 事项上，同时尽量使用简短及清楚的句子，一个句子只传达一 个想法，且只用必要的字，不啰嗦。口语化（spoken language）E-mail与正式信函有一定的区别，主要表现在e-mail更口语 化一些，因为其目的是沟通，因此简单口语化的表达能够保证 对方容易理解你所表达的意思。答复时间明确（Specific Time of Reply）在需要对方在一定时间内容作出明确回复时，尽量以明确 的时间为主。尽管at your earliest convenience 或 as soon as possible 比较客气，但反而同意因为目标不明确而增加对方延 迟答复的几率。Tips： 写e-mail最主要的目的有两个，第一是传达信息，其 次是让对方有所行动，因此，只要能够清楚地让对方 知道你向表达什么，不必过分在意表达的巧妙或所谓 的英语式说法。E-mail的写作要素：1. 开场（opening） 提及写本邮件的缘由及目的，并定出全文的主题，如： Thank you for your email on 10th July, requesting…… Following our phone conversation yesterday about…… I’m delighted to give you the details about…… 2. 主旨（reason for writing） 具体陈述本邮件的主旨，以一个段落表达一个主题为原则， 如： Attached please find the latest information on…… In order to expedite our prequalification process, we need to……3. 行动（request for action） 主旨说明完后，对方应该已经了解你写这封