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关于高校系级办公室档案管理规范化研究 龚小青 （上海金融学院金融系 201209） 文 摘 高校本科教育事业的发展，系级办公室档案管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案管理规范化。近几年来，高校系级办公室档案管理工作虽然有了进步，但在档案管理规范化方面存在许多急需解决的问题。主要表现在：一是系级办公室档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。二是系级办公室档案管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视。三是系级办公室档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。针对这些问题，提出加强系级办公室档案管理规范化所应采取的若干措施。主要包括：一是要提高对本科层次系级教学档案管理规范化的正确认识；二是要按本科教学环节的不同要求做好系级教学档案收集、整理和归档工作；三是要提高系级档案管理人员的综合素质；四是要按照信息化档案检索系统的要求，建立系级教学档案管理信息化服务网络；五是根据教学档案管理规范化要求，建立系级教学档案资料索引的标准化和自动化；六是部门领导要重视和关心系级档案管理工作，提高本部门教学档案管理水平。这样做，有利于按本科教学规律的要求做好办公室档案管理工作，有利于更好地维护本科教学管理秩序，有利于提高本科教学管理效率和服务质量。关键词?? 档案管理规范化?? 教学规律?? 信息化建设?? 管理效率?? 服务质量 随着高校本科办学层次的不断扩大，系级办公室档案管理工作也要按照本科教学规律的要求，实现档案管理规范化。近几年来，高校本科层次系级办公室档案管理工作虽然有了明显进步，但在档案管理规范化方面还存在许多急需解决的问题。如系级办公室档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视；系级办公室档案管理是一种无形劳动，容易不被人们所重视；系级办公室档案管理是一种常规性工作，容易被其他行政事务所取代。如果不注意解决这些问题，就有可能影响本科教学管理质量和学校教育事业的发展。为此，我们要加强对系级办公室档案管理规范化研究。这样做，有利于按本科教学规律做好系级办公室档案管理工作，有利于更好地维护本科教学管理新秩序，更有利于提高高校本科层次教学管理水平和服务质量。1.正确认识系级办公室档案管理规范化的重要性 在市场经济条件下，正确认识系级办公室档案管理规范化建设的重要性，不仅是市场经济发展的客观要求，而且也是为了适应经济全球化对高校教学管理的挑战。概括起来主要有三个需要。1.1它是遵循高校本科教学管理规律的需要 任何事物在其运动和发展过程中，都有其规律性可循，本科高校教学管理也同样具有其规律性需要我们去认识和遵循。主要表现在：一是要求全面贯彻和执行党的教育方针，具体探索和实践符合时代发展的教育思想和理念。二是要坚持正确的人才培养方向，造就适应新世纪新阶段需要、富有时代特征和创新精神的社会主义建设者和接班人。三是要求不断加强教师队伍建设，促进教学与科研协调发展。四是要求正确实施有效的教学管理，把教学管理工作作为经常性的中心工作，在各个方面都要实现管理规范化。根据高校本科教学管理规律的这些要求，加强系级办公室档案管理规范化研究和建设，是一项重要的基础性工作，必须引起我们高度重视。1.2它是维护高校本科教学秩序的需要 根据本科教学管理规律的要求，必须把教学改革作为高校各项改革的核心，把提高教学质量作为首要任务。一是要研究教学管理规律，改进教学管理工作，提高教学管理水平。二是建立稳定的教学秩序，保证教学工作正常运行。三是加强教学基本建设，创造良好的教学环境。四是研究并组织实施教学改革，把教学改革成果渗透到人才培养模式中去。五是努力调动师生教与学的积极性，提高质量意识，增强教学的有效性。但是，这些要求都离不开系级办公室档案管理规范化的支持作用。 1.3它是提高高校本科教学管理效率的需要 在教学管理上，专科与本科的区别主要表现在协调管理的方式上。从全日制普通专科高校看，专科教学管理以刚性为主，突出规范性、但缺乏弹性和宏观管理理念。例如，教学中的各个环节的任务基本上都由学校教务部门全部承包，教务部门非常辛苦，而系部却没有相应的教学管理权，职责不明确，容易引起工作上的矛盾和误解；从全日制普通本科高校看，本科教学管理以刚柔兼容为特点，突出以人为本，建立了校系两级动态管理机制。在教学中的各个环节，实行分解管理和目标管理责任制，有分工有合作，形成权责明确的管理体制。这种特点决定了我们在本科教学管理过程中，更需要系级办公室实行档案管理规范化，才能提高对本科教学环节管理、日常教学管理、学籍管理、教学质量管理等全过程教学管理的效率。1.4它是强化高校本科教学管理信息化的需要 在21世纪这个新的时代里，信息化已成为社会发展的三大支柱（信息、能源、材料）之一。信息资源成为国民经济和社会发展的战略资源，信息产业是经济发展的战