有效时间管理预案.ppt

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SGS 运 筹 时 间 课程目标 帮助学员分析时间利用情况,合理安排时间。 掌握正确且实用的时间管理技巧; 根据自身时间管理的不良习惯,制订对症下药的时间管理计划。 配合时间管理工具的运用,达到自我发展与提升。 小案例 第一部分 人生的时间银行 现代人平均寿命76岁,也就是说我们一生平均拥有: 如果生命76岁 工作 14 年 学习 5 年 睡觉 23 年 吃饭 7 年 个人卫生 6 年 开会 3 年 时间的价值(一) 时间的分类 按时间的状态分 大块时间 固定时间 零碎时间 时间的价值(二) 时间的特性 供给毫无弹性 无法积蓄 无法取代 无法失而复得 时间管理 第二部分 时间使用的现状 课堂练习:工作时间的使用 课堂练习:工作时间的使用(1) 课堂练习:工作时间的使用(2) 课堂练习:工作时间的使用(3) 课堂练习:工作时间的使用(4) 课堂练习:工作时间的使用(5) 课堂练习:工作时间的使用(6) 课堂练习:工作时间的使用(7) 时间管理 什么是“时间管理”? 时间管理的误区 误区一:工作缺乏计划 误区二:组织工作不当 误区三:时间控制不够 误区四:整理整顿不足 误区一:工作缺乏计划(一) 误区一:工作缺乏计划(一) 误区一:工作缺乏计划(一) 误区一:工作缺乏计划(二) 误区一:工作缺乏计划(三) 分析我们的时间 时间使用清单表 周时间日志与简略分析表 一周时间总结表 时间使用清单表 编制时间计划——四个象限原则 编制时间计划——平衡工作任务 编制时间计划——任务的优先度 编制时间计划(4) 误区二:组织工作不当(一) 误区二:组织工作不当(二) 误区二:组织工作不当(三) 误区三:时间控制不够(一) 误区三:时间控制不够(二) 误区三:时间控制不够(三) 误区四:整理整顿不足(一) 误区四:整理整顿不足(二) 误区四:整理整顿不足(三) 时间管理的基本准则 工作并快乐着 清理办公室 与别人一起工作 充分利用科技 让阅读与写作变的容易 让会议产生效益 安排小憩 不要让别人浪费你的时间 处理电话的艺术 礼貌“拒绝”打扰 第三部分 运筹时间 省时之道 利用等待 追求双赢 运筹他人的时间 有效授权 良好沟通 完全时间管理 1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短程目标 4、订定每日工作计划 5、挑战效率最高点 6、学习分配工作 结束语 MI M3 M2 M4 紧急性 重要性 (紧急不重要) (重要不紧急) (紧急重要) (不紧急不重要) A型任务 你应该尝试每天完成 几项紧急且有难度的 任务。 C型任务 通常是不紧急的事情 应放在有时间的时候 再做。 B型任务 你的大部分工作构成 这部分工作应占去大 部分的工作时间 一个工作日 这项任务是否 既紧急又重要 今天就要完成吗 不必做 取消它 制订可行 的期限 这项工作能否更 好的助你工作 这项任务是否 紧急不重要或 重要不紧急 这项任务是否 是日常性的 这项任务有最 后期限吗 留出时间 完成 立即行动 分出时间完成 这项任务是否必要 是 否 是 是 是 否 否 是 是 否 否 留待有空 时再做 是 否 否 A型 任务 B型 任务 C型 任务 个人时间安排 开始时间 工作任务 重要性/紧急性 组织工作不当的主要体现在以下几个方面:   * 职责权限不清,工作内容重复   * “事必躬亲,亲力而为”   * 沟通不良   * 工作时断时续 组织工作不当的解决方案: 首先,学会如何接受请求与托付。 “明智地接受请托”的重要性在于: 第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。 第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 其次,学会利用资源。 对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的 部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。 对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:   1、担心部属做错事;   2、担心下属表现太好;   3、担心丧失对下属的控制;   4、不愿意放弃得心应手的工作;   5、找不到合适的下属授权。   其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。 我们提供了一个拖延商数的测验,请你先做一下自我评核。请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案: A.非常同意 B.略表同意 C.略表不同意 D.极不同意 1.为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。 2.为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。 3.我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

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