浅论数字档案的优越性与局限性分解.doc

浅论数字档案的优越性与局限性 冯 勇 摘 要：随着计算机的普及和信息技术的发展，档案的信息记录方式和存储媒介进入了多元时代。档案工作也开始着力于信息化建设，数字档案由此产生，带来了新的变革。此篇论文便是以“数字档案”为研究对象，从辩证角度考察了它的优越性与局限性。并对其发展趋势做一个简要概述，以期达到优化数字档案管理模式的目的。 关键词：数字档案 优越性 局限性 管理模式 绪 论 档案，是人类历史文明的产物，是全世界的宝贵财富，档案管理工作是对历史文化资料的守护与传承。随着科技的发展，存储档案的媒介和载体也在发生着变革。上世纪中叶以后，由于计算机技术的广泛应用，大量信息被存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并通过计算机系统进行生成、保存和应用。数字档案馆也开始出现。数字档案馆是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络，实现档案接收、整理、保管、鉴定、保护、共享利用的档案管理模式。档案部门“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。”这些信息库中的档案，即为“数字档案”。 作为一门新技术，数字档案的兴起打破了以往单一的档案类型，改变了传统的档案管理模式。2000年12月，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十五”计划》，要求“加快档案信息化建设，加快现有档案的数字化进程，在档案利用服务的数字化和网络化方面取得明显进展”；2002年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》规定，全国档案信息化建设的目标和主要任务是“本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设。”由此，全国各级各类档案馆积极开展了数字档案馆建设工作。到目前为止，有些数字档案馆已经建成并投入使用，档案管理工作正发生着前所未有的变革。 然而，不可否认的是，科学技术有时候也会是一把双刃剑。在我们感受到数字档案给我们带来便捷、高效的同时，也要注意它消极、局限的一面。数字档案的健康发展，还有待档案信息安全保障技术、法规、管理等各方面的加强。下面就从利弊两方面，来考察数字档案的优越性与局限性。 1、数字档案的优越性 档案是重要的信息资源，社会经济发展、科学研究、社会政治生活等诸多方面都与之息息相关。随着现代技术的发展和网络技术的普及，档案的社会需求主体也在不断扩大，对档案信息的需求量日益增多。这就需要进一步深层次开发档案信息资源，为社会提供方便快捷的档案信息服务，以满足各方面对信息的需求，更好地促进社会发展。数字档案的开发与普及，是解决这些问题的切实有效的途径。数字档案有着传统纸质档案无可比拟的优越性，归纳起来大致有以下几点： 1.1、拓宽服务受众 美国学者埃文斯指出。而数字档案传统的纸质档案信息转机读档案，节约保管费用占地空间数字档案管理使资料及时归档，并提供利用。以为例，干部的任用、提拔需要详细准确的档案信息。档案数字化管理数据信息，为领导决策提供。数字化档案管理查询资料变得简单将纸制档案转变为数字，档案的使用更加安全历史久远的档案材料数字化处理后，档案的行为。档案数字化是档案建设基础工作为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为服务。”这妨碍了档案馆之间的资源共享。 从整体情况看，目前档案信息化的工作重点还在加快档案数字化发展上。档案数字化被提升为“十二五”期间档案工作的重要内容，总的要求是到“十二五”末期，完成全部重要档案数字化工作。因此对数字档案的建设要加快进度，争取早日为人们方便快捷地服务，是当前工作的重中之重。 3.3、档案数字化要规范 数字档案的规范化包括从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作系统安全考虑可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权阅档过程进行详细的日志记录信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。”档案开放是档案利用发展的大趋势。 “开发作为社会记忆工具的档案的信息资源，服务于社会主义精神文明和物质文明建设，已成为档案部门的中心任务。”档案工作的最终目的是为社会主义建设事业服务，档案信息资源开发的最终目的是能让用户在利用过程中产生经济价值与社会效益。在档案的各项业务中，档案的开放与利用档案工作的根本所在。档案开放利用，就是对档案