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加快中专学校档案管理现代化进程的思考.doc
加快中专学校档案管理现代化进程的思考
摘要:随着时代的发展与科技的进步,信息技术与人们的工作与生活的联系越来越紧密,传统的办公方式逐渐被现代化的办公手段取代,特别是在档案管理方面,传统的手工管理以及存档、归类、整理与查询已经不能适应新的工作需要。在中专学校的建设与发展中,档案管理是非常重要的组成部分,因此中专学校必须适应档案管理的新形势,促进档案管理的现代化建设与发展。文章根据新形势下中专学校档案管理的现状,探讨档案管理现代化进程的思考。
关键词:中专学校;档案管理;现代化进程
随着信息技术的发展,大部分的档案管理工作已脱离传统的工作模式,中专学校也应该适应新的档案工作形式,进行大刀阔斧的改革,促进档案管理现代化的方式不断地提高,促进档案管理的效率有效的提升。
一、中专学校档案管理现代化面临的问题
1.档案管理的现代化与现代化设备的使用混为一谈。在档案管的工作中,有一些人有这样的错误认识,认为促进档案管理的现代化,就是大量的购入现代化的设备,使用计算机、构建档案管理的网络还有刻录光盘等等,有人认为这就是现代化了。还有一些人认为,档案管理的现代化需要资金、人才,只有具有重点大学资格的学校才可以筹建,中专学校缺钱、缺人、却设备,没有办法进行现代化的管理活动,这些都是对档案管理现代化存在误解的现象,不是有课现代化设备就是现代化,消极等待也没有办法促进现代化的管理。档案管理的现代化,是指在现代管理的基础上,运用现代管理的思想、技术、设备、方法对档案工作实行科学管理,提高管理工作的效率。
2.档案管理的现代化缺乏专业人才。档案管理有效实施现代化的前提就是要具有专业的人才,拥有能够操作现代技术与现代管理知识的人才,他们要具有先进的科学文化知识,能够对新的管理设备进行使用、维护与更新,要具有较高的文化素养。但是在当前的中专档案管理工作中,缺乏专业的档案管理人才,工作人员的学历一般都是大专学历,严重影响档案管理的现代化,甚至有的中专院校中,工作人员都是退休人员或者是临时人员,对计算机技术、光盘技术缺乏了解,他们在主观上对现代化的管理技术产生抵触的情绪,阻碍档案管理的现代化。
3.档案管理的现代化的资金投入不足。中专学校要一般都会将工作的重点与资金的投入放在教学工作、招生工作、学生管理工作上,因此档案管理工作的资金投入比较少,主要靠政府的财政支持,但是由于社会上人们的档案意识都比较低,人们比较注重经济利益,对档案工作的重要性认识不足,对档案的资金投入也不足,现代化设备的购买力不足,造成了档案管理的现代化进程受到阻碍。
4.档案管理发展不均衡。各个学校、各个地区的经济发展水平不一致,各个地区中专学校的档案管理水平也不一致,档案管理缺乏统一的标准与规范,没有办法构建统一的档案网络。有关领导部门都促进名牌大学的现代化管理,一些中小城市,县级城市以及偏远地区的现代化管理比较慢,这种管理现状影响档案管理现代化的整体进程。
二、加强中专学校档案管理现代化的对策
1.加强档案管理的宣传,提高对档案管理现代化的认识。要通过培训和教育,加强人们对档案管理工作的重视程度,充分认识到档案管理现代化的意义与作用。开展丰富多彩、形式多样的活动形式,纠正人们对档案管理现代化的糊涂认识,提高全面性的档案意识,加强在职人员的培训与再教育,提高其业务素质与能力,使其认识到档案管理工作的本质意义。
2.加大档案管理的资金投入。在档案管理中,加大资金投入是实施档案管理现代化的关键所在。因此可以在全国范围内开展档案工作的交流与合作,让先进的地区带动后进地区,发挥各自的优势,实现优势互补,共同进步、共同提高。同时各个中专学校在自身学校建设的基础上,加大资金的支持,引进专业的人才与设备,促进档案管理环境的改善,为档案管理现代化的实施打下坚实的基础。
3.数字档案管理的建立。数字档案管理与传统的纸质档案管理是相对立的概念,为档案管理提出了一个新的方向。在信息技术如此发达的今天,各个学校都有自身的校园网络,学校内部许多管理工作已经放在网络化的层面上进行,数字档案管理的建立也有了许多坚实的保障。我们可以借助计算机与多媒体技术,将档案管理工作与服务工作进行数字化。档案的数字化管理,主要包括档案的收集、整理、保管、利用等等。在信息录入的环节,就是将教职工、学生的档案分门分类的镜子能够整理,录入计算机系统,然后进行整理,还要将这些信息氛围保密资料与非保密资料,非保密的资料编辑到一块,设置查询功能,对于保密的档案,需要设置使用权限。需要注意的是,建立电子化、数字化的档案管理,不意味着抛弃传统纸质档案管理,纸质档案是电子档案的管理依据,是原始证据,纸质档案要管理完整并且与电子档案同步更新。需要注意的,电子化的档案管理需要更高
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