档案管理程序.docVIP

档案管理程序 1目的 为了保证档案管理工作符合实验资质认定的要求，保证各类记录、资料的保密要求和方便检索，充公发挥档案客观证据和追溯性的作用以及文件资料、标准规范、技术资料的备份作用，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司各种文件、档案、质量记录和技术记录以及外来的文件资料。 3.职责 3.1负责各类文件、记录、资料档案归档、保管、管理工作。 4.程序 4.1将各类文件、记录、资料及时归档，这些文件、记录、资料包括： 4.1.1法律地位、法律责任证明文件 （1）本公司法律地位文件：本公司依法设置文件、企业法人证书、组织机构代码证书等； （2）本公司法人代表任命文件； （3）资质证明文件：计量认证合格证书、监督检验授权文件、考核与认可证明文件等； （4）本公司组织结构设置和关键人员任命文件。 4.1.2质量文件 （1）质量手册 （2）程序文件 （3）检验实施细则、操作规程、质量监控方案等作业指导书。 4.1.3外来文件 （1）国家、部门有关产品质量方面的法律、法规、政策、规定等； （2）国家或行业标准、规范、规程、方法等； （3）本公司搜集的技术资料：期刊、专著、工具书、学术交流资料等； （4）上级、考核认证机构一达的有关文件等。 4.1.4主要仪器设备档案 4.1.5技术人员档案 4.1.6记录 4.1.6.1质量体系运行中形成的质量记录： （1）质量计划、质量体系内审和管理评审记录及报告； （2）纠正、预防和改进措施的记录； （3）人员培训和考核记录； （4）抱怨受理和处理记录； （5）外部支持服务和供应的记录； （6）质量管理体系文件控制记录； （7）说明书、合格、合同、标书、协议评审记录。 4.1.6.2检测、检定/校准等技术运作形成的技术记录： （1）检验、检定/校准原始记录； （2）检验室比对和能力验证记录； （3）计量器具量值溯源和检定计划、实施记录； （4）仪器设备运行检查记录； （5）检测报告、证书及副本； （6）新项目和非标准方法开发记录。 4.2记录格式的设计与审定 4.2.1质量记录格式由质量负责人编制。 4.2.2 技术记录格式由各专业检测部门负责人组织设计，技术负责人批准。 4.3 记录格式的填用、标识和收集 4.3.1各相关工作人员负责质量记录和技术记录的填写记录填写应真实、齐全、及时、清晰、明了，记录上必须有记录人签名，有审核、批准要求的，相应的授权人应按文件规定要求审核批准签字。 4.3.2检测原始记录的唯一性识应按检测任务下达书执行。 4.3.3质量记录的唯一性识按文《文件控制程序》执行。 4.3.4各检测部门负责技术记录的审核、整理、形成、报告。 4.3.5质量记录按相关程序文件规定的工作程序执行中记录。 4.3.6所有记录由专人按程序文件规定的记录流程路线传递，最终交档案管理员。 4.3.7属于质量体系文件正本，外来文件的资料要即时归档备份。 4.3.8仪器设备档案、人员技术档案建档后，新产生的资料和记录及时归档。 4.3.9技术记录和质量记录产生后，暂由相关部门保管，按年度归档至档案室。 4.4档案资料的编目及管理 4.4.1档案和记录由档案管理员按《文件控制程序》进行编目，做总目录，方便检索查阅。 4.4.2档案管理员按总目录规划档案的排放方式和地点，经技术负责人同意后进行排放和保存。 4.5保管期限 4.5.1档案的保管期限由相应的程序文件、作业指导书规定。未明确规定的一般保存期为五年。 4.5.2对有继续保存价值的技术档案，由技术负责人组织人进行甄别，报有关部门批准后可延长保存期。 4.5.3超期的档案资料，由档案管理员登记造册，报有关部门批准后统一销毁。 4.6档案资料的保管 4.6.1档案室、资料室应注意防盗，定期进行通风防潮，保证清洁；应配备灭火器材，并定期检查安全和卫生情况。 4.6.2档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复制。 4.6.3档案不得随意摆放，应将档案分类建立目录后存放在档案中，档案柜应有明显标识，以便检索和查询。 4.6.4归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，质量负责人应追查原因，视情节轻重，报公司经理对当事人予以处理。 4.7档案的保密和借阅 4.7.1档案应存放在指定场所，采取保密措施。 4.7.2属于保密范围内的文件资料应规定范围内传阅。 4.7.3本公司人员确因工作需要查阅有关保密性的资料，需经领导或质量负责人同意后在指定地点查阅，一般不外借、不复制，如确因需要，就领导批准。其它资料按规定登记查阅。 4.7.4外单位人员一般不得借阅和复制记录，资料，确因需要时，须持单位介绍信（上级检查，认证认可评审人员等法律法规许可的除外）并经领导批准，只限在指定地点查阅未经允许不准