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文件体系的试运行 2012年11月 一、组织制度文件学习 二、文件运行中的动态管理 三、运行中记录的留存及要求 四、运行中部门工作目标的制定 五、文件执行中的监督检查 学院质量管理工作的进程： 第一阶段：管理制度进行梳理，完善和优化，定稿，形成文件化体系。 第二阶段：进行文件的运行和实施。 第三阶段：监督检查，内部审核，管理评审。 第四阶段：整改提高，持续改进。 1.ISO9001标准所要求的文件——制度 1.1 何为“制度”？ 《现代汉语词典》制度是指： 1）要求人们共同遵守的办事规程或行动准则； 2）在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。 在一定范围内，具有一定约束力的普遍原则。 2.ISO9001标准要求建立文件的重要性 提高学院管理的效率 增加各项工作的熟练度，降低成本 作为改善管理水平的基础 当作问题解决的依据 应用于授权与例行管理 便于学院各类工作业务技能的积累和提高 符合上级教育部门、学院的顾客和ISO9001标准的要求 3.ISO9001标准有关文件的作用 ISO9000实际上是一个“人本+文本”的管理体系，因此，文件有着极其重要的作用。 （1）阐述、声明作用。 （2）规定和指导作用。 （3）记录和证实作用。 4.文件的使用要达到的目的 过去因过程控制不严密造成工作脱节的现象已杜绝 过去职责不明确的公共事物，现在已有了明确的管理部门 过去只看最后的工作结果，现在不仅要看结果，更要看开展工作的过程，注重工作过程的记录 什么叫试运行？ 学院ISO9000工作项目启动以来，经历了文件编写过程，那是一个工作规范的过程。 目前的试运行就是实现“做我所写，记我所做”__也就是文件制度的执行过程。 为什么要试运行？ 通过实践来验证前期文件编写的合理性、实用性、有效性。 通过实践来发现学院管理中存在的不足，以便更好地改进和提高管理水平。 如何试运行？ 认真执行质量管理体系文件，保证各项要求的落实 一、组织制度文件的学习 1、学习与本部门工作直接有关的文件（要求明确有哪些规章制度文件、记录表格、责任人、完成时间）。 2、学习与本部门工作间接相关的文件 3、通过学习知法懂法，才能守法。 4、了解文件的途径：给各部门下发的制度文本、通过各部门网页、专题网页等。 对部门领导的要求 ①理解质量方针和质量目标，分解、落实与本部门有关的质量目标； ②熟悉本部门的质量职责和相关的质量管理体系文件； ③熟悉本部门与相关部门的工作接口； ④明确对下属的工作要求； ⑤掌握本部门的质量工作情况。 对教职工的要求 总要求是“写你应做的，做你所写的”，文件写到、说到的一定要做到。 具体表现为： ①熟悉所在部门的职能； ②明确本人的质量职能和权利； ③熟悉掌握工作程序、方法和技能； ④在工作中保留好工作痕迹（记录） ISO9001标准中有“4.2.3文件控制”明确规范了文件的动态管理要求。 a)文件的编、审、批后才能进行发布。 b)文件动态评审、及时更新，再批准。 c)文件更改状态要能识别。 d)使用部门使用文件的有效版本（防止新旧版本同时存在或使用作废版本情况）。 e)文件清晰、易于识别。 f)对外来文件（来自上级的政策、国家法律法规等）识别和控制分发。 g)对作废而需要保留的文件要进行标识，防止误用。 二、文件执行中的动态管理 进一步改进质量管理体系文件，提高文件的符合性、有效性和适宜性 具体表现：在实践中对文件不断修订，要求各部门的内审员在工作中，注意文件的实际使用情况。 如果发现有下列情况的： 1、文件跟实际情况不符合、无法操作。 2、一些重要工作，文件没有做出明确的规定，会导致工作出现问题。 3、文件规定得不合理，还可以有更好的方法。如有些工作可以适当简化。 4、现有文件中的规定与国家教育部和上级教育部门的政策、法律法规不符合的。 内审员要及时将情况反馈给督导室，加以收集，集中统一修订。 三、运行中记录的留存及要求 高等学校档案：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。（评估中称之为佐证材料）——工作痕迹 记录的作用 1、记录是信息管理的重要内容。 2、记录是记载各种工作情况和结果的文件 3、记录是管理活动及服务质量是否符合要求的客观证据，是质量保证的证实性文件 4、是对部门工作进行评价的客观证据之一 4.2.4记录控制（资料、档案管理） 1、要求有文件明确规定对记录如何管理 2、明确哪些记录需要保留（如教师的教学档案：教学大纲、授课计划、教案、课件、教学日志、试卷分析、课程总结）——在制度文件中体现 3、记录该如何留【形式（纸质