档案信息化建设讲座(王芳)-副本讲解.ppt

备注： 1、在第⑷步请输入检索内容输入相关关键 词中，用户输入两个或以上关键词时必 须用空格隔开。 2、输入相关关键词可为：文件编号、责任 者、题名、日期等已录入计算机的任意 内容，如进行复杂查询，需用高级检索。 3、用户可根据该文件的档号快速找到该文 件。如文件挂有全文，可点击全文浏览 直接浏览文件，还可点击动态链接对文 件进行修改利用。 （三）档案检索 四、文档一体化管理系统的使用 1、全文目录管理 ⑴进入紫晶系统 ⑵点击全文管理 ⑶点击全文目录管理，单击需要建立新 的子目录的父目录，打开该父目录 ⑷点击新增目录按钮 ⑸在用户输入栏输入文件目录名称 ⑹点击确定按钮 ⑺点击关闭按钮 （四）全文管理 四、文档一体化管理系统的使用 2、全文文件管理 （1）点击全文文件管理 （2）分别对源文件位置和目标目录两个目 录选择框进行目录选择，选择源文件 所在目录位置和文件入库后的存放位 置（即目标目录） （3）选择用户所需文件 （4）点击传输文件按钮 （5）点击关闭按钮 （四）全文管理 四、文档一体化管理系统的使用 （6）点击档案整理 （7）点击归档/卷内文件按钮 （8）在档号一栏输入档号 （9）到位需要进行全文挂接的机读目录 （10）点击全文挂接按钮 （11） 选中对应的文件 （12）点击选中退出按钮 （13）设置全文级别 （14）点击保存按钮 （四）全文管理 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统 2、点击人工归档按钮 3、在档号一栏输入档号 4、在空白处点击左键 5、点击OK按钮 6、点击归档文件目录按钮 7、点击目录打印按钮 8、进行相关设置 9、点击打印按钮 （五）目录打印 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统 2、点击人工归档按钮 3、在档号一栏输入需要更改的档案的档号 4、在空白处点击左键 5、点击OK按钮 6、在档号一栏直接输入新的档号 7、敲击回车键 8、点击确定按钮 9、点击保存按钮 （六）更改档号 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统 2、点击公文管理/归档菜单 3、点击件号处理子菜单 4、点击档号选择按钮 5、检索出所需档号，比如对023全宗的 2007年度永久的文件进行件号处理， 则检索条件如下：档号　类似于　 023-永久2007％ 6、点击件号处理按钮 （七）件号处理 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统 2、点击公文管理/归档菜单 3、点击分卷子菜单 4、在请输入卷（盒）档号栏输入分卷的 档号并点击调出卷（盒）内文件按钮 5、在分别输入起始序号和终止序号后， 在请输入目标卷（盒）号框中输入新 的档号 6、点击执行按钮 （八）分卷 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入A机紫晶系统 2、点击数据交换/网上发布菜单 3、点击数据交换子菜单 4、点击案卷（盒）选择 5、检索出所需档号，比如对“023全宗的 2007年度永久”下属的各个卷盒进行 数据交换，则检索条件如下：档号　 类似于　023-永久2007％ 6、点击数据转出按扭 7、选择U盘上的一个文件包，执行数据转 出 （九）数据交换 四、文档一体化管理系统的使用 8、进入B机紫晶系统 9、点击数据交换/网上发布菜单 10、点击数据交换子菜单 11、点击数据转入按钮 12、选择A机上数据转出时的文件包 13、点击确定按钮 （九）数据交换 四、文档一体化管理系统的使用 1、进入紫晶系统 2、点击系统菜单 3、点击数据管理下的系统硬盘备份 4、步骤1：选需要备份到的位置 5、步骤2：点击备份按钮 （十）数据备份 四、文档一体化管理系统的使用 谢谢大家! * * ⑦数据验收 ● 数据抽检。比率不得低于5%。 ● 验收指标。合格率指标95% ● 验收审核 　　验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 （一）存量档案数字化 三、档