档案管理工作手册讲解.doc

XX公司 行政部 档 案 管 理 工 作 手 册 目录 一、档案管理网络图 3 二、档案管理总则 4 三、综合管理部职能 5 四、档案管理工作职责 7 1）文件材料的收集管理………………………………………………7 2）公司专（兼）档案管理员工作职责………………………........8 五、档案归档范围 8 1）内部资料类 8 2）行政管理类 9 3）党群工作类 9 4）经营管理类、设备仪器类…………………………………..…..9 5）生产技术管理类、基本建设类……………………………..…10 6）会计档案类…………………………………………………..…11 7）平时归卷……………………………………………………..…11 六、立卷（案卷质量及要求）………………………………………..12 七、档案室管理........…………………………………………………..15 XX公司档案管理组织机构图 总则 第一条 根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发工业企业档案分类试行规则的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 行政部职能 一、行政文秘工作 1、组织并安排公司内外的各类会议，并做好相关会议纪要。 2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门严格遵照执行。 3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发登记和归档工作。 4、负责公司各类邮件书报的收发和传递，以及公司内部各类业务凭证的印刷。 5、协调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时解决，促进公司各项工作顺畅开展。 二、后勤总务工作 1、负责公司日常所需办公用品、低值易耗品和固定资产的采购，做到货比三家，质量上乘，价格合理。 2、完成办公用品、低值易耗品和固定资产的建账、保管、发放及有关登记工作； 3、公司车辆和驾驶员的管理工作。 4、严格遵守工作保密制度，诚实守信，不泄露工作中的机密。 5、完成公司领导临时交办的其他工作任务。 三、档案管理工作 1、组织员工学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《四川省档案法实施办法》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。 2、建立、完善并严格遵照各项档案管理制度，确保公司档案的齐全完整、规范、有效利用。 3、对公司和各部门档案工作进行监督、指导，具体负责公司各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。 4、对档案室做好防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害虫生物、防污染等“八防”工作。 5、在科学的发展观指导下，组织档案管理员认真学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。 档案管理工作职责 (一)文件材料的收集管理 第一条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第二条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第三条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 （二） 公司专(兼)职档案管理员的职责： 1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案实施办法》等有关档案工作政策、法规，根据公司发展的需求提出档案室的发展规划。 2、了解本部门的工作业务，做好公司、部门行政文件的收发、分类登记、编号、传阅及催办等工作，掌握本部门文