06文件和资料控制管理程序.docVIP

程 序 文 件 文件名称：文件和资料控制管理程序 文件编号：Hy/(OHS)CX.4.4.5-A 情报档案室编制：孙道秋 日期科技保障处审核：周燕斌 日期保卫保密处会签：潘国辉 日期行政基建处会签：徐 航 日期会签: 日期： 管理者代表批准：韩万荣 日期中国航天科工集团三十三研究所 1 目的和使用范围 为了对与职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保体系运行的各有关场所使用的文件为有效版本。 本程序适用于与本所职业健康安全管理体系有关文件的控制。 引用标准和文件 下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。 《文件和资料控制管理程序》 Hy/（OHS）CX.4.4.5-A 《电子文件管理规定》 Hy/SC01.210-2002-A 《三十三所档案工作管理规定》 3 术语和定义 文件和资料控制是对职业健康安全文件的标识、批准、发布和撤消的控制；对所有文件和资料进行定期评审确定其适宜性，确保文件和资料有效和易获取。文件和资料控制包括对体系活动绩效关键信息的控制。满足应急响应的需求，对现场信息进行有效跟踪，为评估提供最有效的依据。 4 职责分配 4.1情报档案室负责职业健康安全相关文件和资料的管理，负责文件和信息的安全程度，需要按规定限制文件的可访性及确定文件和信息使用者的职责和权限 。负责职业健康安全的重要会议、定期初审、评审、事故、事件等关键信息的收集，进行现场摄像、录像的考证、存档、鉴定和信息交流工作，负责职业健康安全手册和程序文件的发放、登记。 4.2科技保障处负责组织职业健康安全法律、法规和其它要求的获取、更新、适用性确认；负责职业健康安全相关文件内容识别和适用性判断；负责组织职业健康安全手册和程序文件的印制、标识。 4.3纪监法审处负责职业健康安全相关法规的收集、有效性识别及原件归档。 4.4质量处负责职业健康安全相关标准的收集、有效性识别及原件归档，并定期发布归档标准的更新目录。 4.5所办负责公文的管理，定期发布公文目录。 4.6保卫保密处负责检查文件和信息的安全程度，对需要限制的可访性及文件信息使用者的职责和权限进行检查和监督。 4.7各相关职能机关按本程序规定，建立健全对本部门的体系文件管理。 4.8各基层单位负责制定仅属本单位使用的作业指导书及其它文件。对上级和相关部门传递来的文件管理，其办法按本程序规定执行。 5 工作程序 5.1文件的编制、审核与批准 5.1.1职业健康安全手册由科技保障处组织编制，管理者代表审核，所长批准； 5.1.2 体系文件由科技保障处依据GB/T28001－2001确定文件编写名称，列出清单，报所长和管理者代表审批后由编写小组按计划实施编写，《职业健康安全管理体系文件汇总清单》见表A3； 5.1.3 属本单位使用的作业指导书及其它文件，由本单位组织编写，并由本单位领导审核批准； 5.1.4 各单位编制的管理性、技术性文件由各单位领导审核，主管所领导批准。 5.2 文件和资料的编号 5.2.1文件编号采用下列形式： 5.2.1.1程序文件编号； Hy/ (OHS) CX . X.X.X – X－X 序号 版本号 要素号 程序代字 职业健康安全代字 33所代字 程序文件版本号按A、B、C……顺序排列。 例如本程序编号为：Hy/(OSH)CX.4.4.5-A 5.2.1.2本单位使用的作业文件编号； NG ××× － ×× － × －×××× 年代号 作业文件顺序号 作业文件代号 单位代号（单位代号见表1的规定） 内部管理文件代字 编制部门代码中的文件顺序号：第1册为0，可不写，同时编制多册时，文件顺序号可按1、2、3