上司的日程管理.pptVIP

第三节 上司的日程管理 学习目标: 1、掌握日程管理的内容和原则； 2、学会制作日程表的方法 3、学会日程表的变更与管理 一、日程表管理的意义、内容、原则 日程管理有利于工作的计划性，为上司管理好他的时间，提高工作的效率。 工作日程的安排通常都是按时间来划分的。有年度安排，月安排，周安排和日安排。 日程管理必须兼顾效率与健康、请上司事先确认，日程表适当保密的原则。 二、制作日程表的方法 1、年度日程表 不必要太细，只要把年度一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以。 2、月内日程表 根据年度日程表进行安排的，上面注明上司出差，开会等重大事项。每个月连续制作。 3、本周日程表 一周之内的主要活动，如开会、外出拜访客户、听取汇报等记在这个表内，这是上司一周之内具体安排的基本依据。 4、当天日程表 依据周日程表制定出来。 领导日程安排 张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“后天深圳有一个业务洽谈会议我要参加，明天晚上7：00前必须赶到深圳先参加预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码请你去安排一下。谢谢！” 思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排） 【分析】 这是一个需要计算、有筹划、必须合理安排经费与时间的比较复杂的问题。请看小张是如何处理的： 首先，要考虑：从苏州出发直到返回苏州，要用钱的地方有哪些？ 经过了解和大致的估算，得知：苏州到上海走高速公路的通路费180元+在上海机场自备汽车的停车费60元+上海到深圳的一等机票费1850元×2人+到达深圳后的晚餐费60元×2人+在深圳的一晚住宿费500元×2人+会议当天的三餐费150元×2人+会务费800元+深圳回上海的一等机票费1850元×2人+回到上海后的点心或餐费40元×2人+上海到苏州走高速公路的通路费180元+备用金2000元，合计是12120元。因此，小张得出：必须按照预先测算省着点用，只能在12000元以内，绝对不能超出，否则总经理要怪小张不会有计划地用钱。 其次，总经理到深圳去出差，除了用钱的问题外，另外还有些什么重要的问题必须考虑呢？经过仔细思考分析，他得出还有以下两个问题也必须解决： 第一个问题：出差应带的一些物件，如生活必需品、开会所需的各类文件资料等。 第二个问题：从苏州到深圳的时间安排。这是一个很重要的问题，必须给予精密的考虑，做出科学合理的安排。用什么方法来安排时间是切实可行、科学合理的呢？经过深思，小张采用了目前常用的“倒推法”。于是做出了这样的安排： 由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00从苏州发车去上海比较合理，拟订的日程表如下表所示： 小张秘书于是先传真相关证件到上海机场，预定了上海到深圳的一等机票与返程机票各2张，接着通知总经理于明天（6月20日）上午8：00乘车去上海，告诉总经理上海去深圳的开航时间是下午1：00等其他事项，然后再准备齐全资料与一点生活用品，带上银行通用卡。这样，总经理交代的事情就初步搞定了，得到了总经理的赞许。 3.5突发事件的处理 3.5.1突发事件的含义和类型 1）含义 突发事件是指因无法抵抗的自然力或者不能安全预料和克服的人为因素造成的突如其来的事件或者事故，具有不确定性。 2）突发事件的类型 （1）突发性政治事件。 （2）突发性群众事件。 （3）突发性治安事件。 （4）突发性自然灾害。 （5）突发性责任事故。 （6）突发性外部危机。 意外事故的处理  一家公司的员工在下班回家时遭遇车祸身亡，其家属纠集亲戚朋友冲进公司，硬要拉经理去向死者磕头，经理见势，赶紧回避了。其家属亲朋不罢休，在公司里大吵大闹，弄的公司一片混乱，正常工作无法开展。关键时刻秘书小仇挺身而出，冷静地向死者家属说：“我们公司的员工，自然是我们的亲人，他的不幸遇难，我们都很悲痛，我是经理秘书，我一定代表经理前来吊唁，并参加治丧。与此次交通肇事有关单位的交涉及处理善后工作，我会向经理请示并与有关部门协调，尽快给你们答复。”一席话，说得对方哑口无言，虽然还有人蛮不讲理地坚持要领导出来，但许多人已不再胡搅蛮缠，一场风波基本平息。 思考题： 1.面对突发事件，作为秘书该如何应对？ 2.小仇秘书的做法，有哪些值得我