教育训练基本教材-电子公文系统.doc

電子公文系統網址： edoc.ltc.edu.tw 進入系統之後，請先到資訊管理中之個人資料設定作密碼的設定及個人資料的維護。 可到資源下載區下載 Acrobat Reader5.0 公文列印需要拋轉成pdf檔印出 結案歸檔的作業，可以在一套系統上完成 3.數字使用原則 二、登入畫面 請先至資訊管理，選擇個人資料設定，進入維護個人資料 依序將個人資料設定好(代理人制度在現階段尚未啟用) 開始製作一份公文 進入公文製作，點選需要製作的公文類型(以製作一份函為例) 三、依序輸入各欄位，請注意選擇發文機關以及速別。 在正、副本單位輸入的時候，請儘量用輔助輸入，並請輸入關鍵字查詢 如果有附件，請在附件說明中輸入說明。如果為電子附件，請點選電子附件。 按瀏覽，夾帶電子附件，然後回到公文內容，繼續未完成的輸入 如果有會辦單位，在敬會的欄位中輸入，可用輔助輸入幫助選取 如欲印出的紙本在會辦單位之間的間隔加大，可以多輸入一個、號 完畢之後，請先儲存，再將公文印出，跑公文紙本流程。 公文紙本流程跑完，回到承辦人員處，可以將文送文書組發文時，請到承辦 人作業中的經辦公文，按送發文將該份文送文書組發文。 創一份簽： 一、如同函稿的製作，依序填入各欄位。 如果所創的為一份簽紙本文回到承辦人手上後，需要做內部存查，不可送發文。 結案作業 內部創稿的結案，當總收發確定將文發出，紙本回到承辦人處，承辦人 可以在承辦人作業中的結案作業找到此份文 進行結案作業，系統會依歸檔單位給檔案。(請記住檔號，並將紙本送交單位登記桌做歸檔) 簽的結案時間，需輸入紙本文上面校長的批核年月日 外來文的結案 一、如果有外來文的部分，登記桌分文至承辦人之後，就會在承辦人的經辦公文 中看到此份文。當此份文簽核流程跑完回到承辦人處，做內部存查。 二、根據此份文須作結案作業，登入系統之後，會在承辦人作業中的結案作業看 到此份文，請輸入紙本文上面校長批核的年月日，然後按下進行結案。 進行結案之後，系統會依歸檔單位給檔案。(請記下檔號，將紙本送交歸檔單位登記桌做歸檔) 分文作業 一、進入登記桌作業，選擇分文作業 二、選擇承辦單位，按下傳送並簽收，將文分給下ㄧ級的承辦單位。 二、登記桌分文給承辦人員，按下傳送並簽收，即完成分文給承辦人員。 歸檔作業 一、進入登記桌作業，點選欲歸檔的該份公文，按下進行歸檔，即完成歸檔動作。 可以下載相關資訊 步驟為1.儲存2.列印3.關閉 請注意附件檔案不可大於500k 附件檔名不可超過10個字 附件的檔名第一字不為數字或英文字