11-12档案案卷质量管理标准.docVIP

安徽华电芜湖发电有限公司企业标准 Ｑ/WH—218.03—2007 档案案卷质量管理标准 2008－ － 发布 2008－ － 实施 安徽华电芜湖发电有限公司 发布 前 言 本标准以《标准化工作导则》（GB/T1）、GB/T15498—1995《管理标准工作标准体系的构成和要求》为基础，按照DL/T600—1996《电力标准编写的基本规定》，结合本企业具体情况编写的。编写要求和表述方法符合上述标准和规定。 本标准对档案案卷质量管理标准作了统一规定。 本标准由公司标准化委员会提出。 本标准由公司工程部归口管理。 本标准起草部门：工程部 本标准主要起草人： 审 核： 审 定： 审 批： 本标准于2008年首次发布实施。 本标准由工程部负责解释。 档案案卷质量管理标准 1 范围 本标准规定了本企业档案案卷质量标准工作的管理职能、管理内容与要求档案分类办法以及标准的实施与监督检查。 本标准适用于本企业档案案卷质量的管理。 2 规范性引用文件 下列文件的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准；凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《档案著录规则》DA/T18-1999 《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/TII822-2000 《照片档案管理规范》GB/T11821-2002 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995 《会计档案管理办法》1998年国家档案局颁布 《电力工业企业档案案卷质量标准》 3 术语与分类 3.1企业档案 指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 3.2文件材料 指记录和反映企业各项活动的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。 3.3案卷 由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。 3.4卷内文件目录 指案卷内登记文件材料名称及排列次序等内容的目录。 3.5卷内备考表 说明案卷内文件材料状况的表格。 3.6档号 档案的编号。包括全宗号、目录代号、分类号、案卷号。 3.6.1全宗号 档案馆指定给立档单位的编号。 3.6.2目录代号 指产品、工程、课题、设备的代字和代号。 3.6.3分类号 档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 3.6.4案卷号 案卷的顺序编号。 4 管理职能 4.1总经理办公室主任 4.1.1把案卷质量列入档案目标管理内容。 4.1.2培养提高档案人员的专业技能，保证案卷质量的标准。 4.1.3及时解决办公自动化设备，以提高工效和保证案卷的规范化、标准化。 4.2综合档案室专责人 4.2.1拟定和贯彻规章、规程、规范、标准的工作计划、措施。 4.2.2协调、组织专（兼）职档案员做好文件材料的收集、整理、立卷工作。 4.3专职档案员 4.3.1对各部门兼职档案员的材料收集、立卷工作进行技术指导。 4.3.2对移交档案室的案卷进行质量检查验收。 4.3.3负责归档案卷的系统整理、分类、编目。 4.4兼职档案员 4.4.1熟悉掌握收集整理、立卷工作内容和技术要求。 4.4.2进行文件材料的收集、整理、立卷工作。 5 管理内容与要求 5.1整理原则 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。区别不同价值，便于保管和利用。 5.2质量要求 5.2.1归档文件材料应完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或已褪变的文件应予复制。 5.2.2 案卷内所反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数应齐全完整。 5.2.3字迹不清的重要文件应进行复制（打印或手抄）并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。 5.2.4案卷内文件材料必须准确反映生产、基建、设备和经营、管理活动的真实内容；图纸要与实际相符，需要定期进行核对，并加盖核对章。 5.2.5卷内文件材料和案卷封面、卷内目录、备考表用钢笔书写、用激光打印机打印或油墨印刷，书写采用耐久的墨汁、炭素墨水或蓝黑墨水。不准用色带打印机打印和复印件代替。 5.2.6案卷封面、卷内目录、卷内备考表书写字迹要工整、清晰、规范。 5.2.7整理归档文件所使用的纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5.3组卷要求 5.3.1文件材料的分类组卷按照《电力工业企业档案分类规则》和本企业《档案分类编号管理标准》进行。 5.3.2将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般管理性文件材料按形成