生教育管理系统及学位相关功能使用指南-秘书讲述.doc

研究生教育管理系统答辩及学位相关功能使用指南（答辩秘书版） 更新日期：2013年9月 为规范管理，提高效率，我校研究生论文答辩及学位申请工作必须通过研究生教育管理系统完成。为了便于毕业研究生顺利完成答辩及学位申请各个环节，特制定本指南。 一、任务清单 答辩秘书需要在系统中执行的操作有： 时间 （大概） 任务 对应指南内容 前提 备注 4/10月-5/11月中旬前 录入论文评审结果 二、论文评审结果录入和查询 1、论文评审申请审核通过； 2、导师已指定论文评审秘书 匿名评审：学位办或学院录入评审结果； 常规评审：答辩秘书录入评阅专家及结果。 5/11月 提交答辩委员会信息 三、提交答辩委员会信息 论文评审通过 答辩秘书提交答辩委员会组成及答辩时间、地点，学院、学位办审核。 5/11月 导出学位审批材料 四、导出学位审批材料 已提交答辩委员会信息 提交答辩委员会信息后，秘书导出答辩委员会组成表和学位审批材料。 5/11月，6/12月初 录入答辩结果 五、录入答辩结果 答辩委员会组成审核通过 答辩秘书录入答辩结果，其他人查询结果 注意，要使用答辩秘书的功能，首先需要导师在系统中将您指定为某个研究生的答辩秘书。 以下是所有相关人员参与的完整流程，供参考： 时间 （大概） 步骤 前提 备注 3/9月下旬前 研究生网上申请论文评审，导师、学院审核 1、修满学分； 2、开题满一定时间。 4/10月上旬前 确定论文评审方式 论文评审申请审核通过 除涉密论文外，博士论文全部匿名评审；硕士论文评审方式由学位办通过系统抽查确定。 4/10月-5/11月中旬前 论文评审 1、论文评审申请审核通过； 2、导师已指定论文评审秘书 匿名：学位办或学院录入评审结果；常规：答辩秘书录入评阅专家及结果。 5/11月 答辩委员会组成审核，导出学位审批材料 论文评审通过 答辩秘书提交答辩委员会组成及答辩时间、地点，学院、学位办审核。审核后，秘书导出答辩委员会组成表和学位审批材料。 5/11月，6/12月初 答辩 答辩委员会组成审核通过 答辩秘书录入答辩结果，其他人查询结果 5/11月中旬前 申请学位科研成果审核 研究生提交申请学位科研成果审核申请，导师、学院、学位办审核。 6/12月初前 学历电子注册与学位信息登记 答辩委员会组成审核通过 研究生本人进行学历电子注册和学位信息登记 6/12月初 分委会讨论 1、答辩通过 2、申请学位科研成果审核通过 分委会秘书导出分委会表决票，录入分委会讨论结果，其他人查询分委会讨论结果 6/12月中下旬 校委会讨论 分委会讨论通过 学位办导出校委会表决票，录入校委会讨论结果，其他人查询结果 7/1月初 学位材料归档 校委会讨论通过 学院、学位办导出学位材料移交清单 二、论文评审结果录入和查询 （一）简介 对于常规送审的硕士论文，拿到评审结果后，答辩秘书需要将评审结果录入到系统中，否则无法进入下一步。至于匿名评审的论文，评审结果由学院或学位办录入，答辩秘书可以查询。注意，常规送审的硕士论文，必须至少聘请一名校外评审专家，否则评审成绩无效。 （二）操作方法 1、常规送审的硕士论文的评审成绩的录入： 登录后，进入“秘书论文评审管理-评审成绩信息管理”。按以下步骤录入评审成绩： （1）点击编辑按钮，进入“评审成绩编辑”界面。 （2）录入评审专家信息。 方法1：点击“批量专家”，自动生成评审专家初步信息（可输入数字控制生成专家的人数）。 方法2：点击“调入专家”，调入同导师所带其他学生的评审专家（需之前已录入）。 方法3：点击绿色“+”号，逐个增加评审专家。 （3）逐行点击编辑按钮，编辑专家信息并录入评审成绩。每行编辑好之后点击保存按钮。 录完评审成绩后，结果如下： 注： 硕士论文一般需要2名专家进行评审，其中至少一名外校专家。 （2）若需加送（即之前送审的两份中有一份结果为D），则需增加一名校外专家。 2、匿名送审的硕士论文的评审成绩的查询 登录后，进入“秘书论文评审管理-评审成绩信息管理”。 如下图所示： 3、匿名送审的博士论文的评审成绩的查询 登录后，进入“秘书-论文评审管理-评审成绩信息管理”，即可查看评审结果是否通过，也可以点击查看按钮，查看详细评审成绩。 （三）常见问题解释 1、系统无法登录 若通过研究生院主页登录框无法登录，可尝试打开网页2/，从该网页登录。 2、登录系统的用户名和密码是什么？ 答：账户为工号（少数老师可能用了3300开头的老工号），初始密码一般为出生日期或工号，少数若用以上密码仍无法登录，请与学位办联系。