EXCEL实现票据凭证套打高效化.docVIP

EXCEL实现票据套打高效化 金融电子化高度发展的今天，会计原始凭证的手工填制越来越显得蹩足。手工凭证不仅难以实现整齐化、标准化、规范化管理，而且填制麻烦，差错率高，因此各级行要求开发原始凭证打印系统的呼声不断。人民银行醴陵支行顺应业务需求，利用EXCEL技术成功设计出原始凭证套打系统，并将其应用于业务实践中不断检验、测试，不断完善、更新，有效地促进了会计工作高效化。 为了将凭证套打系统广泛应用到金融系统各部门，有效促进金融电子化发展，笔者特将其实现方法及功能特点介绍如下： 利用图像处理技术，实现凭证打印的精准化。 笔者通过利用扫描仪将常用原始凭证扫描成图像文件，用图像处理软件进行优化处理，再将其应用为EXCEL的背景（如下图），最后进行显示比率、页边距的适当调整及打印区域设置的方法，实现了将原始凭证要素在规定位置的精确打印。采取这种方法，套打凭证时只会打印所需要素，数据录入区不会打印出来，EXCEL背景也不会在原始凭证上已存在的文字表格再重复打印出来。 二、利用EXCEL数据库技术，使凭证要素管理规范化。 在填制原始凭证时，工作人员对收付款人名称、摘要等要素的填写存在很大的随意性，难以把握要素的准确、完整性。凭证套打系统充分使用EXCEL的数据库功能，在EXCEL中专门设计了一个数据库录入工作表（见下图），操作人员只需将所需的帐号、户名、开户银行、摘要及摘要代码等要素进行规范化，直接录入到数据库中，然后在套打工作表中根据提示录入基本要素，系统将自动生成所需表格，这样就不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且凭证处理也更加整齐、规范。 三、通过设置要素录入区，使要素录入便利化。 笔者通过设计要素录入专区，将原始数据录入集中到一个指定位置，然后让系统自动读取。这样，操作员只需根据系统提示录入一个回车确认一个，一气呵成的实现数据的录入工作，成功规避了边录入边移动鼠标的麻烦，而且由于有录入提示，也最大限度的减少了录入的差错率。 四、利用EXCEL函数运算功能，使数据处理自动化。 　　在开发凭证套打系统之前，笔者曾在某银行看到他们使用word字处理软件进行凭证的打印，往往同一个数据要重复录入多次，套填表格时要一位一位边移动光标边录入，更费劲的是每次都要手工录入大写数字，而且一旦原始数据有错，则所有录入都要重新修改。这不但严重影响工作效率，而且极容易导致数据的不一致性，直接影响数据录入的准确性。笔者充分利用EXCEL的条件函数，将表格按位填写数据用公式自动运算，并对小写数字进行大写自动转换，利用数据库函数功能，按录入要素到数据库工作表中自动查找定位，然后将运算结果自动填写在所需位置。这样，不仅免除了工作人员手工录入的麻烦，而且数据处理自动化为数据的准确性提供了坚实的技术保障。　 五、利用EXCEL的表格加密保护功能，确保系统的安全性。 用户在表格中录入信息时，难免会因为误操作而改动表格结构，修改损坏运算公式，从而破坏系统。利用EXCEL的表格加密保护功能，可限定用户在指定单元格按规定操作，从而确保系统的稳定性。笔者将要素录入区外的所有单元格进行锁定、隐藏设置，然后用密码进行工作表的保护。（见下图）通过加密保护的凭证套打系统，操作人员可放心使用，不必担心系统故障，更重要的运算公式被加密隐藏后，非授权用户便无法查看公式了，这不仅保护了开发者的版权，更可防止非授权用户的恶意修改，系统的安全性得到了切实保障。 六、通过建立帮助信息工作表，使系统使用更具人性化。 为方便操作者能迅速熟练的使用本系统，笔者将系统需求、设置要求、注意事项归纳到帮助信息工作表，读者能方便、及时、准确的了解本系统的操作规则，从而减少工作中的盲目性，达到工作高效化。通过设立技术支持热线的方式，加强了会计人员与设计者的互动联系，确保使用过程中发现的问题能得到最快捷的处理，为系统的完善升级提供了一个快车道。 七、用EXCEL设计套打系统，增强了系统的适应性、可开发qk性。 部分会计从业人员热切希望有一套方便适应的程序解决凭证套打问题，这其实只是一个美好的愿望，实际上根本不可能实现。因为原始凭证种类多种多样、层出不穷，没有一套程序能预知后来的凭证格式是怎么样；再者已有的凭证也格式不一，同一类凭证也存在因印刷的原因导致边距位置的偏差，如果开发出一个套打程度，操作者也势必面临根据凭证边距偏差手工多次调整纸张位置的问题，因此程序根本没办法解决精确打印的问题。而使用电子表格开发出的套打系统，只要操作者根据原始凭证的实际状况通过EXCEL页面设置功能进行页面边距的微调，即可实现凭证的精确打印，而不需要手工进行纸张移来移去的反复调试，既节省了纸张，又减轻了会计人员的劳动强度，因而具有很强的适应性。对于新出现或未纳入的原始凭证，只要会计人员有要求，设计者随时可用扫描仪读取、整理、定位，然后使用现