DB51T 2616-2019 机关会议服务规范　.docxVIP

ICS03.080A16

DB51

四川省地方标准DB51/T2616—2019

机关会议服务规范

Specificationsforservicesofgovernmentofficesmeetings

2019-10-25发布2020-01-01实施

四川省市场监督管理局发布

DB51/T2616—2019

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 1

5会前准备 3

6会中服务 6

7会后整理 7

8评价与改进 8

附录A（资料性附录）机关会议服务岗位设置及其职责 9

附录B（资料性附录）机关会议服务人员礼仪要求 10

附录C（资料性附录）机关会议服务预定确认表 16

附录D（资料性附录）会场物品布置要求 17

附录E（资料性附录）会场座次安排和座牌摆放要求 22

附录F（资料性附录）突发事件应急处置程序 26

参考文献 28

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II

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由四川省机关事务管理局提出并归口。

本标准起草单位：四川省机关事务管理局、成都市机关事务管理局、成都市机关会议服务中心、四川万豪企业管理咨询有限公司。

本标准主要起草人：陈国忠、彭葛飞、郭杨、吕京生、郑建明、李燕、邓思、陈鸿、陈科丰、刘建云、陶福然。

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机关会议服务规范

1范围

本标准规定了机关会议服务的术语和定义、基本要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进。

本标准适用于四川省各级机关、人民团体的机关会议服务活动，事业单位可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB2894安全标志及其使用导则

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。3.1

机关会议governmentofficesmeetings

以各级机关、人民团体的名义举办的会议、会见等活动。

4基本要求

4.1总则

4.1.1机关会议服务应遵循专业、高效、节约的原则，可通过购买社会服务引入第三方服务机构开展机关会议服务工作。

4.1.2建立完善的机关会议服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护管理、服务质量管理、应急管理等。

4.1.3机关应大力推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务质效。

4.2场所

4.2.1配置与会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的设施应包括但不限于：

——足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施；

——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求；——独立的温控系统；

——相邻会议室应设置隔音设施；

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——醒目的禁烟标志。

4.2.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：——规模适当并分设机动车进出口与人员通道；

——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施，并配有醒目的安全标志且布局合理、设施完善的停车场，标志应符合GB2894和GB13495.1的规定；

——公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意图等；

——监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置；

——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。

4.2.3按需提供服务物品，可包括但不限于：投影设备、幕布、写字板、音视频设备、笔盒、纸巾碟、茶具等。

4.2.4有特殊要求的，可租赁与会议规模、规格相适应的场所及设施。

4.3人员

4.3.1建立会议服务组织机构，配置管理人员、服务人员和技术人员等，明确岗位，制定岗位职责及说明书，岗位设置及其职责参见附录A。

其中，选聘服务人员应考虑以下方面：——文化教育程度；

——年龄、身高、形象、气质；——沟通表达、随机应变能力；——工作技能；

——政治素质及其他行为素质等。

4.3.2定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。

培训内