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关于做好档案日常管理的几点思考.doc
关于做好档案日常管理的几点思考
【摘要】档案日常管理工作属于单位内部管理的基础性、辅助性、服务性工作,一些单位对档案工作认识不足、重视不够,档案日常管理工作中存在一些问题。针对这些问题,需要认真研究,如何提高档案意识、完善管理、加强管控、改进管理手段,做好档案日常管理工作,使档案管理规范有序,充分发挥档案的作用和价值,进而促进档案事业的健康发展。
【关键词】档案;日常管理;思考
一、引言
做好档案日常管理,对收集、保管好档案资料,完善内部管理,提高档案利用效能,促进事业发展都具有重要意义。档案日常管理工作环节较多、内容琐碎,且不直接产生效益,一些单位档案意识不强,对档案日常管理不够重视,还存在一些问题。如何充分认识档案日常管理工作的重要性,针对容易出现的问题,做好档案日常管理工作,需要档案工作者的认真思考和研究。
二、提高档案意识,重视档案日常管理工作
因档案工作处于业务边缘,一些单位档案意识薄弱,不重视档案日常管理,没有把档案工作纳入考核范围,有的单位没有设置专门的档案管理岗位。而一些档案工作人员尤其是兼职人员对档案的日常管理也不够重视,通常只在年度或阶段性工作结束时集中处理一下,档案的日常管理工作不够规范严谨。一些业务部门也对档案认识不足,在工作中不注意及时收集、移交档案资料。针对档案意识薄弱的问题,一是要加强宣传教育,使单位领导、各部门和档案工作人员都加深对档案的理解,充分认识档案日常管理的重要性;二是设置专门岗位和人员,明确岗位职责,把档案日常管理工作纳入考核范围,并加强监督检查;三是业务部门要在日常工作中注意对应归档的资料及时收集、移交归档;四是档案工作人员要树立正确的档案观念和严谨的工作作风,认真作好档案日常管理工作。
三、完善管理体系,落实档案日常管理制度
1987年第六届全国人大常委会通过了《档案法》,并经1996年第八届全国人大常委会通过修正,把档案管理工作提高到法律层面。国家技术监督局、国家档案局也发布多项规定,对档案管理的具体工作做了明确规定。各单位应当按照国家有关规定,建立健全本单位的档案管理制度规范。但在实际工作中,一些单位制度不完善,或者虽然建立制度但没有认真落实,管理松懈。针对档案日常管理体系不完善的问题,一是要完善管理制度,建立健全有关档案日常管理的规章制度,建立岗位责任制和监督检查机制,把档案日常管理工作纳入年度工作计划和目标考核;二是要落实制度,加强监管,在档案工作各环节加强日常管理、过程管理和监督检查,使制度规范都能落到实处;三是建立动态档案管理机制,对归档材料定期检查、及时更新维护;四是对档案工作出现的问题适时追责。总之要使档案日常管理工作有章可循、落实到位、规范有序。
四、加强环节管控,保障档案完整安全
档案日常管理是一个连续性工作,其环节可分为:收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用,各环节之间相互联系,构成整体。对任一环节管控松懈,都可能出现问题,导致档案不完整,甚至遗失缺漏。针对档案日常管理环节松懈的问题,一是要注重档案工作,使各部门都了解档案工作环节,明确应归档材料范围,保证应归档材料都被收集归档;二是在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查;三是档案工作人员要与业务部门做好交接;四是归档资料要做好合理分类、编目索引、归档立卷、妥善保管;五是在保障档案完整、安全、不缺失泄密的基础上,对档案进行合理利用。
五、改进管理手段,提高档案日常管理水平
目前档案日常管理仍多以手工操作纸质档案为主,相对于当前社会发展和科技的进步,档案日常管理工作手段陈旧、基础薄弱、管理水平较为落后。针对档案日常管理水平较低的问题,一是要增加对档案日常管理工作的投入,包括人员、经费、设施的投入;二是要加强基础设施建设,改善档案保管环境,如:设置专门的档案室,配齐安防设施,并定期巡检、及时维护;三是推进档案数字化,应用现代信息技术,改进管理手段,提高工作效率,整体提高档案管理水平,如:配置软、硬件设施,建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库。
六、促进档案应用,充分发挥档案作用价值
档案也是一种信息资源,我国社会现已进入大数据时代,对信息资源的整合应用已成为广泛需求。目前很多档案被一存了之,没有发挥其应有的作用和价值,也是一种资源浪费。针对当前档案开发应用落后的问题,一是要充分利用档案数字化和档案数据库,使档案资料能够更加方便快捷的检索、查阅和应用;二是利用网络化信息系统和管理平台,促进信息资源共享,既可在单位内部各部门间促进资源共享,也可促进跨单位、跨领域的信息共享;三是对历史档案资料、数据进行分类汇总、统计分析和数据挖掘,促进档案资源综合开发利用。
七、强化队伍建设,提高档案工作人员素质
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