第二章 系统管理的详细设计.ppt

一、系统管理的功能模块划分 　1、系统参数设置。包括账套参数设置、凭证类别设置、各种编码规则的设置等。一个单位可以建立多套账进行核算，如总公司下属多个分公司，而分公司的全部或部分需要独立核算，这就需要建立多个账套来分别核算。各账套之间是独立运行的，互不干扰。但报表管理子系统可以读取不同账套的数据，可以对不同账套的财务报表进行汇总、合并等处理。 　2、数据字典维护。包括会计科目字典、部门字典、仓库字典、外币汇率字典、往来字典（客户、供应商、个人往来）、项目字典等，对这些字典的维护包括数据的增加、修改、删除、查询、打印等处理。 　3、系统授权管理。包括启用系统管理员；确定账套主管；建立和分配各操作员的权限，如功能模块的运行权限、会计科目的使用权限等。 　4、系统数据管理。包括数据备份；数据引入；期初数据处理；期末结账；结转上年数据等。 二、系统管理的数据存储设计 　数据存储设计就是对系统中涉及到的数据字典和数据基表进行存储结构设计。各种数据都按定义的数据结构存储在数据库中。数据存储设计在整个系统设计中占重要地位，是系统设计的关键。下面分别阐述系统管理涉及到的各个数据字典和数据基表的作用和数据存储结构。系统管理涉及到的数据字典和数据基表如表2-1所示。 　对于有历史数据的基表在数据库中应各设计两个，其数据结构基本相同，只需在给出数据结构的基础上，加上一个4位的年份字段，并将此字段作为组合主键之一，这样就可以保证主键数据的惟一性，不同年份的数据以年份字段加以区分，不同账套的数据以账套号加以区分。用设有年份字段的基表存储历史数据，以年份字段的内容区别各个不同年份的数据。另外其基表名也应不同，可采用在每个基表名前加一个L（历史）字母以示区别。用首位附加有L字母的基表存储历史数据，而用首位不附加L字母的基表存储当年数据。 二、系统管理的数据存储设计 　在年终结账后结转上年数据时，将已结账年度数据转存到历史数据基表中，由于历史数据查询不经常使用，其速度慢些可以接受，因此，将历年的历史数据存储在同一基表中。而当年数据处理却经常发生，将当年数据单独存储，有利于提高其数据处理速度。 在C∕S网络环境下，系统中的所有数据基表都存储在服务器端，服务器必须安装与会计软件配套的数据库管理系统，软件安装程序分服务器安装程序和客户机安装程序两种，服务器安装程序将自动在数据库中创建所需要的数据基表和与数据库连接的登录名。 二、系统管理的数据存储设计 　１、会计科目字典的作用及其数据结构 　科目字典存储所在账套的主要会计科目及其12个月的发生额与余额，其中除1月份外，其他各月都要设计累计发生额字段。该字典体现了会计核算的体系与内容，用于分门别类地反映企业经济业务核算资料，为登记账簿、编制财务报表奠定基础，使提供总括与明细信息成为可能，从而为企业的经营管理者提供有用信息，会计科目是有级别的，一级科目应按准则规定设置，二级以下科目可由企业自行设置，科目级次最多可设八级。 　科目设置是会计信息系统的核心，它反映整个企业会计核算乃至财务管理的体系结构，科目字典的数据结构设计是电算化会计信息系统设计的关键，其结构设计将影响整个系统的设计思想。有许多财务软件将科目字典设计为如下结构： 账套号 科目编号 助记码 一级科目名称 二级科目名称次开发 三级科目名称…… 二、系统管理的数据存储设计 　并且将科目发生额与余额另设基表加以存储，这样设计无疑是不合理的，不管采用那种科目字典设计方案都应将科目发生额与余额数据包括在内。假设将表2-2称为科目字典设计方案1，而将上述多级科目名称分别列示的称为科目字典设计方案2，则其优缺点如下。 　方案1的优点是各级科目的发生额与余额已全部具备，需要时可直接读取，而方案2由于只存储末级科目及其发生额与余额，所以在需要上级科目的发生额与余额时，则需要按其下级科目进行汇总计算，但方案1的缺点是多设计一个“末级科目标志”字段。另外在增改会计科目时，方案1和方案2也具有很大区别，这一点在科目字典维护中说明。 二、系统管理的数据存储设计 　２、部门字典的作用及其数据结构 　部门字典存储核算单位的所有下属部门，其下属部门最多可分5级。在会计核算中，往往需要按部门进行分类核算和汇总。有隶属关系的上下级部门之间具有数据汇总关系。在教材中将部门字典设计为各账套公用，这样设计有一定弊端，因为账套是为是为核算主体而设计的，不同账套一般对应于不同的核算主体，所以不同账套的核算部门绝大多数是不同的，若各账套公用部门字典可能导致部门杂乱，使各账套核算时选择部门困难，因此部门字典应分账套设置为宜，若不同账套有相同的核算部门时，则可在各账套中都设置这些部门即可。部门字典的数据结构应在表2-3所示的基础上再加“Zth 账套号”字段，并与“Bmbh部门编号”一起作为组