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档案管理制度 第一节 档案保管制度 第一条 档案必须实行集中管理，专人管理。档案室是公司的信息中心，应统一管理本单位的图纸、底图、工程技术、声像、微缩资料等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案。 第二条 档案室安全性关系到档案的保密、保存质量的可靠性。就应做到防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，保证档案的保存质量，档案室内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等有害物品。 第三条 档案室保管的档案应做到安全、妥善、有效、有序的存放，按照《建设工程文件归档整理规范》规定的存放时限整理装盒，做到以提交的时间、年份，编制统一编码，并标贴存放卷宗序号，便于查找利用。 第四条 必须研究和改进档案保护技术措施，延长档案的寿命，对已破损和字迹褪变的档案材料，要及时修复或复制。 第五条 不准擅自销毁档案。对鉴定后确定无需保存的档案要进行销毁，应填写销毁文件清单，注明销毁文件所属年份、工程名称、种类、数量，等报请单位领导批准后才能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第二节 档案库房管理制度 第一条 档案收进、借出、移出必须及时进行检查、验收，准确登记，账物相符，防止丢失。 第二条 保持库内卫生整洁，坚持经常打扫，每月清扫1—2次，库内箱柜每半年擦洗一次，定期检查档案存放情况，发破损和字迹褪变，应及时向公司领导汇报。 第三条 库内温、湿度应时常检查，并依据温、湿差适时通风密闭，季终、年终进行综合分析。 第四条 严禁在库内吸烟、使用对档案有损害的化学物品，不得存放易燃易爆、化学腐蚀物品，不准堆放杂物，消防设备应保持良好状态。 第五条 每天上下班时，要认真检查门窗、锁状况，对电源要严格管理，及时关闭，确保档案室安全。 第三节 档案员岗位责任制 第一条 提高自身的档案管理思想意识，增强对公司的责任感。努力提高管理档案业务水平，以保证档案管理工作任务的质量。 第二条 严守公司技术、商业等机密，对法规、业主、公司有密级要求的或关系版权的档案，未经公司领导同意不得销毁、外借、复印、拷贝等造成泄密。 第三条 制定、执行本单位档案工作各项规章制度，按照《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》等有关法规的要求管理，加强与各部门联系，应归档的文件应及时收集、整理完整，验收、鉴定准确，按规定时间完成立卷归档任务。 第四条 根据工作需要，编制必要的目录、卡片、电子表格索引等索引工具；编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司业务开展服务，并注意收集档案的利用效果。 第五条 调动工作时，应离职前办好交接手续。 第六条 在职期间由于工作疏忽、失职等行为造成档案销毁、散失保存价值、遗失、泄密等事故，视情节严重程度追究其责任。 第四节 立档的内容及要求 一、立档的内容 第一条 本单位的图纸、底图工程技术、、声像、微缩资料、等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，包括申报营业执照、资质等级、纳税、统计登记等。 第二条 业务档案。包括对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包括工作底稿、设计图纸、底图资料、工程技术资料、函件、签证单、报告（含电脑贮存资料）等有保存价值的资料。 第三条 财务档案。 第四条 客户档案及其它重要资料。 二、立档的要求 第五条 日常公文、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，应按文件形成的时间顺序立档。 第六条 业务档案。档案封面，应明确填写以下内容： （一）委托单位：要写明委托方全称 （二）委托项目：要标明委托事项的具体内容 （三）项目负责人：项目负责人姓名 （四）编号：档案顺序号及报告文号 （五）档案时间：按出具报告时间 第七条 卷内内容 （一）卷内目录：按表内项目要求填写，字迹清楚，表中的页号与档案内的页码应一致。 （二）卷内档案：对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包括工作底稿、设计图纸资料、函件、签证单、报告等，档案的每一页应有页码，页码统一位于右上方。 （三）档案收卷：项目负责人应组织档案收集、整理，并填写“档案收卷表”，办理交接手续，项目负责人、档案接收人应签字认可，以示责任。 （四）财务档案:含财务、会计、统计资料，平时由经办人保管，在年终时整理装订成册交档案管理员存档。 （五）档案装订要求： 1、档案装订要做到牢固、整齐、美观，不丢页、不损坏文件、不妨碍阅读。 2、装订时文件的右边和下边取齐。 3、卷内文件材料太多，需分卷装订的，应分别编号。一个项目可以分若干卷装订，但一卷不能混订两个项目。 第八条 档案的保管、查阅 （一）本公司设档案管理员一名，负责对档案装订、保管，并督促有关人员档案收集、整理工作。 （二）每季的第一个月的15日前对上季度的档案进行检查，未完成档案的归档、装订工作的，暂停发放工资、奖金。 （三）各项业务技