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高效准确的制作公文 ——Word使用技巧 符号说明：【】中的内容为菜单栏中的选项； 『』中的内容为对话框中的选项。 快速设定符合国标的公文版式（页面设置） 在1999年12月27日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，明确规定公文用纸标准为： 纸型：A4（210mm×297mm） 天头：37mm±1mm 订口：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 正文用3号仿宋字体 每页22行，每行28字符 现在我们就一次性快速设定好以上全部设置。 点击菜单栏中【工具】选择【选项】，弹出【选项】对话框。 在【选项】对话框中选择『常规』，在下面会有度量单位的选项，选择“毫米”。见图示 1。 图示 1 点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。见图示 2。 图示 2 在【页面设置】对话框中选择『页边距』，会有上下左右四个选项。分别设置为37mm；35mm；28mm；26mm。 在【页面设置】对话框中选择『纸型』，可以选择不同的纸型，根据国标选择210×297mm的A4纸。见图示 3。 图示 3 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，首先点击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。见图示 4。 图示 4 在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”，字号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】中的『文档网格』。见图示 5。 图示 5 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，选择“指定行网格和字符网格”之后，可以指定每行28字符，每页22行。见图示 6。 图示 6 至此，完成了符合国家标准的公文页面设置。 眉首、版记中同行分别左右对齐的方法（制表位） 在1999年12月27日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，会遇到许多在同一行中出现左边元素左对齐、右边元素右对齐的情况，而且还有些地方规定左边空一字符、右边空一字符。例如：公文眉首部分的公文份数序号要求在公文左上第一行，而秘密等级和保密期限要求在公文右上第一行，这时就需要巧妙地利用Word中制表位的功能。 首先在公文第一行输入公文份数序号以及秘密等级和保密期限。见图示 7。 图示 7 确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。见图示 8。 图示 8 在【制表位】对话框中，“制表位位置”处输入28，对齐方式选择右对齐，点击设置后确定。这时会在标尺上出现一个28字符右对齐的制表位。见图示 9。 图示 9 将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的Tab（制表）键添加一个制表符，这时会发现，秘密等级和保密期限会在第28字符处右对齐。由于在前面我们定义过每行28个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等级和保密期限在右上第一行的规定了。见图示 10。 图示 10 同样，在制作符合国标的版记部分中的印发机关和印发日期的时候，也要用到制表位。国标中规定，印发机关在最后一行左侧，前空一字符，印发日期在最后一行右侧，后空一字符。首先输入印发机关和印发日期。见图示 11。 图示 11 确保光标在最后一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。分别设置1字符处左对齐的制表位，以及27字符处的右对齐的制表位。见图示 12。 图示 12 分别在印发机关和印发日期之前添加制表符。见图示 13。 图示 13 快速输入特定的符号（自动更正） 在公文制作当中，时常会遇到输入特定符号的情况。如发文字号的括号使用的是国标规定的六角形括号；在秘密等级和保密期限之间要插入五角星分隔等等。 一般的符号输入，可以通过菜单栏【插入】中【符号】来调出【符号】对话框进行插入。见图示 14。 图示 14 然而，每次输入符号都要调出【符号】对话框是很浪费时间的。在网上使用过聊天工具的人都知道只要输入“：”＋“）”就会出现“(”的符号。实际上我们在Word中也能实现这样的功能。而且还能自己定制自己的符号快捷键，这就是“自动更正”。 在公文当中插入常用的符号，选中符号后点击菜单栏【工具】中的【自动更正】选项。这时，在【自动更正】对话框中“替换为”处会显示处常用的符号。见图示 15。 图示 15 接着在“替换”处输入自己定义的快捷方式，如一个代号。在例子中是用“（”