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社区文书档案工作培 训 高新区（新市区）档案局 陈燕 基本术语 归档文件---------立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的纸质文件材料。（即在各部门工作活动中产生的，并按照文书处理程序完结的有保存价值的纸质文件材料） 归档文件的整理------将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。 件------归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 整理归档文件所使用的书写材料要求： 禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制，使用以上书写材料的笔迹为不耐久字迹材料，不利用档案的长期保存。 应该使用符合档案保护要求的耐久字迹材料如碳素墨水。 确定归档的范围 依照《新疆维吾尔自治区社区档案文件材料归档范围和保管期限参考表》收集归档文件材料。 体现档案的形成者，“以我为主” ，本社区形成的文件材料应是保存的重点。 文书档案保管期限分为： 永久－凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管； 30年－反映机关一般工作活动，在较长时间内，对本机关工作有查考、利用价值的档案列为30年保管； 10年－较短时间内对本机关有着参考、利用价值的档案列为10年保管。 文件的修整 修裱破损文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 折叠超大纸张（以A4为标准进行折叠 ，要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外） 去除易锈蚀金属物(10年期的可以不去) 形成件装入封套：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。*10年期限的可不装入封套。 文件正本与定稿(修改完毕最后确定的草稿)为一件。 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被发文为一件 复文与来文为一件(如批复、请示，复函与函等) 报表、名册、图册等一册（本）为一件 文件正文与发文稿纸、定稿为一件，文件处理单与被处理文件为一件 正本与翻译本为一件 件（一个封套）内文件的排列顺序 件的排列顺序 注意要按照保管期限表所列七大类问题（党群工作类、自治管理类、服务工作类、综合治理工作类、计生卫生工作类、文教宣传工作类、环境工作类），将属同种期限、同类问题的各个“件”排列在一起，顺序号为“小流水”号。 顺序号（可依照《新疆维吾尔自治区社区档案文件材料归档范围和保管期限参考表》中各件排列顺序）。 “小流水”(每年、每个期限、每类从“1”开始标注)。 基本编目（包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写盒脊和备考表等） 编号 主要指编制页号、件号及填写归档章项目。页号：件内凡是有文字的页面，在正面的右上角，反面的左上角用耐久性字迹编制页码。 件号：件的排列顺序号 归档章加盖位置 ：在归档文件首页上端居中的空白位置；如领导批示或收文章占用上述位置，可在首页的上端其它位置加盖；如有文件收文签发单、处理单的，可放在归档文件最前面作首页，并在其上端位置加盖。 编目(编写归档文件目录) 件号---室编件号。 责任者----制发文件的组织或个人名称，即文件发文机关或署名者。（机关应填写其全称或通用简称；两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份。） 文号----文件的发文字号，照实抄录。 题名----文件标题，照实抄录。＊无题名或题名含义不清时，应重新拟写或补充标题，并用 “[ ] ”号括起来。＊如归档文件的附件内容独立性强，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加 “（）”号。 日期----文件形成日期，即文件落款日期，用8位阿拉伯数字来表示。＊跨年度形成的文件，统一在办结年度归档；＊几份文件为一件时，以第一份文件日期为准。 页数----文件的总页数（空白页不记；大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算） 备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中） 归档文件目录永久、30年、10年各打印一份，打印时标明类别。永久、30年、10年目录分开装订，每一年内按七大类固定顺序排列，混年装订，厚度一般不超过2厘米。 归档文件目录如图 装入档案盒 同年度、同种期限、同类问题的“件”放入同一档案盒(填写备考表、盒面、盒脊)一个类别的文件比较多，按排序单独装一盒或几盒；不同年度、不同保管期限、不同类别的文件不能混装一盒。 每盒文件之前不再放置目录，但要在之后放置备考表。 备考表的填写 盒面填写如图 盒脊填