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浅谈信息化时代 公文质量的自动控制与管理 中国五矿办公厅 公文质量控制与管理是中央企业办公厅一项重要的基础性工作，直接关系到企业形象和办公效率。公文质量的保障是一项极富责任感和专业水准的工作，往往因为一个岗位的调换而发生巨大的落差。近年来，随着企业信息化水平大幅提高，电子公文系统的实施和改进取得了很多有益的成果。中国五矿办公厅在长期的公文处理实践中，尝试以计算机程序对公文的体例格式、行文规则等进行智能引导和实时控制，通过清晰友好的人机交互界面将公文的管理报批规则和公司的运营管控思路融入到电子公文系统后台程序中，力求将公文制作的常见问题化解在起草阶段，变人工核稿为程序自动把关，开展了一些探索。本文以五矿协同办公系统“公文管理”模块的设计思路为例，浅谈信息化时代如何利用新技术在电子公文系统实现公文质量的计算机辅助控制与管理。 一、公文质量问题的分类 一份完整的公文由眉首、主体、版记三部分构成，详细分解开来包括份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送单位、印发单位和日期等要素。通过大量的案例比较我们发现，日常工作中，公文质量问题虽然林林总总、纷繁复杂、表现不一，但大体可归为两类：形式和内容——即以要素版式、格式差错为代表的形式问题和以要素内涵偏差为代表的内容问题。 形式，我们指公文的各种体例格式的外在表现，即诸种公文要素在字体、字号、摆放位置、编排方式等方面的规定。为了保持公文形式上的严肃和美观，所有公文要素均有相对统一具体严谨的格式规定。以发文字号为例，按照《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-1999），“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‘〔 〕’括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字。”这样的规定十分严谨细致，在一定时间内相对固定，不容任意变更。 内容，我们指公文围绕某个主旨的具体呈现，即诸种公文要素在特定公文中的特定表达。单就一份公文而言，秘密等级、紧急程度如何确定？发文字号如何编码？标题的文种、主送和抄送单位的区分、会签单位的认定、正文的结构、语言、标点，等等。一般而言，公文各要素内容是人工智慧参与的结果，因而公文内容的质量把握显然比公文形式更为困难和复杂，需要发挥更多的主观能动性。 二、公文形式的质量控制 一份拥有完美体例格式的公文出自于撰稿者异乎寻常的责任心、耐心与细心——人工强记所有格式要求，并在每一次行文中逐一调整检查，并不容易。然而，从另一方面来说，公文体例格式上出的问题，都是“死问题”，是只要“死记硬背”就完全可以轻松解决的问题。计算机的机械性、精准性就可以将这样一个繁杂的问题转化为轻松的问题。 （一）利用后台代码控制公文要素 五矿公文管理模块在“新建公文”时并不是一张空白的任由发挥的A4纸，而是一张按公文要素排列、逐项待填的表格（如图１）。表格中每个项目背后均加以规范性控制，例如：公文的编号或字号都按照公司的公文编码体系自动设定，拟稿人员无需查询核对和填写；系统自动识别拟稿人身份，新建公文时，会根据拟稿人ID自动引入拟稿人联系电话、主办单位、主办单位负责人、主办单位公文管理员姓名和电话等信息；如发现有的要素没有填报齐全，系统将给出提示直至填写完整。以上功能保证了公文在形式上的完整和规范。 图1： （二）标准纸质公文的自动输出 报送国家机关和存档的公文均需输出制作纸质文件。在完成公文要素的完整性控制和审批之后，下一步的工作就是结合国家标准的规定和公司内部标准生成一份完全符合规范的正式文件。 我们为此设计开发了标准公文打印功能。用户只需点击“打印”按钮（如图2），系统会立即激活WORD，呈现在WORD中的文本已经是 图2： 按照公文规定生成的格式化的标准文件（如图3）。页面纸型和边距按参数完成设定，秘密等级、紧急程度、字号、标题、成文时间、附注、版记位置被正确摆放，所有要素的字体字号和行距完全按标 图3： 准显示。配合带自动装订功能的打印机，并辅以专业的电子印章管理软件后，公文从排版到打印、盖章、装订一气呵成，办公自动化程度迅速提升，公文经办人员的劳动负荷显著降低。 三、公文内容的质量管理 相对而言，计算机对公文格式的控制是比较简单的工作，而对公文内容的管理由于考虑的因素更多更细，人力因素参与较多，计算机在此处发挥效力不是那么强大。但是我们仍然有一个基础的认识，就是自动化系统可以有所作为。通过不断模拟人的思维对公文内容的质量问题进行分解，我们运用实时引导、识别常见错误、提供帮助三项手段，成功实现了引导、纠错、学习咨询三个功能，从而有效辅助公文