清华同方房地产公司.doc

职 位 说 明 书 [职位信息] 职位名称： 行政前台文秘 直接上级职位名称：办公室主任 颁布单位：办公室 部门：办公室 职位编制：1 批准人： [职位职责] 作为公司的窗口岗位，维护公司形象，负责对外接待、日常文件收发及存档、办公用品礼品的采购和使用管理、固定资产监管、对外活动联络等工作 [工作联系] [本职位组织机构图] [任职资格] 教育程度： 知 识： 技 能： 经 验： 年 龄： 形 象： [必备任职条件] 中专以上文化程度 1、熟悉文秘工作 2、了解基础财务知识 3、具备基本礼仪知识 1、熟练使用计算机办公软件 2、语言表达能力较强 3、普通话标准 21岁-24岁 形象及气质较佳，谈吐得体。 [理想任职条件] 大专以上学历，文秘和行政管理相关专业 1、熟悉档案管理工作 具备良好的心理素质，遇事应变能力强 具有较高的责任感和独立工作能力 1、一年以上行政、文秘工作经验。 职 位 说 明 书 [工作内容] 权重（％） 全责/参与 [考核指标] 接听电话、接待来访客人，合理、有序安排会客，提供相关接待服务。 ·完善接待流程，遵守服务守则，保持服务质量； ·起立接待来访客人，问清来意，必要时对来访客人信息进行登记并及时通知相关人员进行接待； ·为来访客人提供及时、礼貌的接待服务； ·接待工作结束后及时清理接待场地，保持整洁； ·接听来电快速应答，礼貌、规范用语，做好电话记录，及时转达信息。 ·制定应急预案，有效处理突发情况的接待工作。 5 全责 客人满意度达到95%以上； 关联部门满意度达到95％以上； 工作记录完整 考核方法：调查表与自评结合 配合各部门安排公司会议计划，提供会务服务，管理相关会议用品。 ·收集各部门一周会议安排，每周五下班前排定公司下周会议计划安排，落实会议地点、会议时间、参会人员及有关会议要求，并确保会议计划安排通知到有关部门及有关人员； ·会议安排有调整和变更时，确保将变更信息及时通知相关部门及人员，并注意配合调整相应会务服务工作。 ·会前30分钟做好本次会议会务准备工作，包括环境整理、物品提供及文件资料准备等； ·会议期间，按照会议要求提供会务服务工作，包括每30分钟提供茶水服务一次等固定服务内容； ·会后整理会议室，包括环境整理、电源及门窗检查、借用会议设施归还检查等工作内容； ·管理会议器材、设施，安全保管，建立管理制度、管理台帐，严格物品借用登记手续，并随时检查保管物品的使用性； 10 权责 按时、按要求完成会议计划； 会议安排及通知工作及时、有效，不发生因岗位责任出现会议安排有误等问题； 会务服务及时、准确，服务水平较高，服务对象满意度95%以上； 会议物品保管有记录，有管理措施，符合公司要求； 起草、打印公文，收发信函，会议记录，协助完成日常文件处理。 ·配合公文起草、打印工作，按时、高质量完成，并做好打印文件登记工作； ·收发传真，做好登记及发送工作； ·担任会议记录，整理会议纪要工作； ·收发往来文件，做好文件收发登记工作，收文及时发送相关部门，发送文件完成后及时反馈主办部门； ·收发信函，做好快递邮件、挂号信及重要信函的登记工作，并及时发送给相关部门； ·复印管理工作，进行文件复印，并对各部门纸张复印情况进行登记和统计，方便复印耗材管理。 10 全责 打印公文及时准确；（登记表上应有接收文时间，完成时间，文件字数等信息。） 收发文记录清晰可查； 考核方法：发调查表、查登记表 整理日常文件，归档造册，保证公司文件整齐易查、不外漏、不遗失。 ·收集公司收发文记录、请示批复文件、办公用品、礼品登记文件、对外发送及接收通知类文件、日常行政人事管理用表格等日常文档，做好文件登记、分发和保管工作； ·建立文件借阅、借用等管理流程，完善管理手续； 10 全责 档案归档有序； 记录完整、有效。 考核：查新增加文档的量，查档案管理是否有序，记录是否完整 收集、整理、归档公司证照资料、合同档案，完善档案管理系统；管理档案借阅、调出等日常工作。 ·收集、整理公司证照资料、档案文件、合同文档，及时归档，建立整齐易查的档案库及查询系统； ·建立并完善公司档案管理系统； ·办理有关档案借阅、调出、复印等手续，监督档案归还情况，保证档案资料不外漏、不遗失、记录有可追溯性。存档及时记录完整职 位 说 明 书 [培训需求]： 岗前培训：