早晨的时间管理早晨的时间管理.ppt

電子資料的處理 上列為OFFICE的文書處理工具，由左到右依序為 Word、Access、Excel、PowerPoint 利用上述的程式工具來整理自己的資料更為便捷 總結 整理資料就像划船，整理的好收尋起來就像 順著水流划船輕鬆又快，整理的不好像糾結 的毛線球，亂糟糟的會使人發狂，還找不到 要用的資料。 論效率，平時要做好資料的整理，時間是會 節省不少。 參考資料 科學化時間活用法 作者:黑川康正 1989 出版社: 世茂出版社 網路參考資料 * * 重要的備忘錄放在醒目之處 很多人常因記錄電話號碼和重要約會的備忘錄不知放在哪兒了而傷腦筋。因此就請將它收在一個醒目的位置。 你可以用一條麻繩釘在日常生活中較容易引起你注意的夾上去。若是將繩子改用鋁製或木質的，會顯得更有設計感。 用透明的吊袋，來收放零星物品 透明的吊袋最方便的是能清楚看到袋中的物品。有時候你常把鑰匙、手錶等東西隨手亂丟而忘了放在哪，可以利用透明的吊袋做整理。這樣一來也會減少出門前因找東西而慌張的情況。體積小的物品要放在固定的地方，這樣做的話，東西也不易弄丟。 容易糾纏在一起的線類物品 麻線、緞帶、毛綿等物，都是特別容易互相糾結的線類物品。常發生使用時它已經糾纏得亂七八糟的現象。應收放好，避免打結，而造成花費不必要的解繩時間，你可以利用橡皮筋或魔鬼氈。 容易隨手亂放物品需要固定收放處 電視機、錄影機、音響…，客廳裡有著各式各樣的搖控器，麻煩的是，常忘記搖控器隨手丟置何方。你應該把這些搖控器全裝在一個籃子中。確定籃子的固定處，全家人都必須遵守規矩。這樣一來，再也不會忘記搖控器丟在哪裡了。 單行本可利用盒子來存放 有些出版社發行一些和其他書大小不一致的單行本，你可以將其收入盒子中。你也可以自己動手這有抽屜式的盒子。只要利用鞋盒，貼上色布即可。為了怕顏色太多，須留心協調性。 將雜誌平放重疊，可增加收置位置 把雜誌類平放重疊起來，比立在書架上放置的空間還多。將已經看過的雜誌按一定的分量，一堆堆綁好。雜誌的數量會越來越多，重量也很驚人。因此放置時需放在書架的下段。 書本分為隱藏式書架與開放式書架 常用的教科書或是百科全書放置於開放式的書架上，而比較少用的一些參考書等等可以收至隱藏的書架中，而且越常用的書放在越順手的地方或是越低的地方，方便拿取。 依書的大小和種類整齊的排列 書陳列在書架上，大大小小種類繁多，必須依照種類、科目區分清楚，或是依照書本的大小依序排列，以個人方便找尋即拿取為主。 活頁紙筆記 使用活頁的筆記本來抄筆記 不同的筆記本區分主題、科目 大標題或章節間可以用隔頁索引紙，區隔不同段落的筆記......， 或是以顏色區分 單面使用 一頁寫一個主題 文具的使用 每天都使用的文具用品，最好養成習慣，有空就檢查一下，不足或故障的就加以補充、更換。 鉛筆盒內避免過多平常用不到的筆 善用四色筆，一筆多芯的筆 養成隨時整理鉛筆盒的習慣，以免浪費「找東西」的時間。 自我管理的方法 墨非定律 凡是可能出錯的都會出錯 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方 不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限 不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預算 所以您再做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。 心理建設 設定目標：做好管理的第一步，要先設定目標，把事情依輕重緩急分配好，如此，就能建立時間管理的架構。 第一次就做對：每一件事如果能第一次就做對，除了效率高，更能節省時間資源，因為，解釋是很花時間的。 速戰速決：時間是非常珍貴的，所以要分秒必較；例如，在公務會談時，要速戰速決，選擇最快的方式溝通，如果能打電話，就絕不寫e-mail。 養成做備忘錄的習慣：隨時用紙筆或PDA記錄下會議結論、處理事情的順序。 及早開始：把所有的事全部列入規劃，不要為自己製造意外，愈能把事件納入計劃裡，時間管理愈成功。 降低變數：時間管理就是事前的規劃或長期計劃，所以把變數降得愈低，效率愈好。 集中處理：根據統計顯示，同類型的事，集中於同一時段處理，效率較高，這就是學習曲線效果。 避開尖鋒時間：凡是遇到要排隊的事，就先避開，待離峰時間再進行，例如，你錯過了中午十二點的用餐時間，不妨十二點半或一點再用餐，如此，也可避免商家因人潮過多，處理時間延長的延誤。 善用畸零時間：例如早午休時間，或是等電話的時間，可以處理比較簡單、快速的事。 留點時間多做思考：千萬不能因為要處理急事，便排擠思考重要決策的時間，所以，時間管理最重要的，就是要為自己安排一個空白的思考時間，一方面檢視自己的時間安排，也可以讓自己找出更多增進工作效能的方法。 有效的專案管理 當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執行能力）將是成功的關鍵 多重