《顶尖秘书》第十篇顶尖秘书如何安排领导出行.docVIP

一、领导出差，秘书须做哪些准备 领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。 不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。 领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有： 1．订出周密的计划 顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。 要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。 2．与对方秘书联系 不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好。 领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，有没有其他事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。 领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。 日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。 其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。 如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。 在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。 如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响领导本人的形象。 3．预订车票 在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。 各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。 预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。 为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。 从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺利。 4．安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆；也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。 如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要去找自己的客户或代理商。 因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。 整理好随身携带的用品 领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。 因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就要误事。 临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。 领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。 但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带， 带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。 6．临行前的工作安排 秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对 其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一