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发文管理办法 北大纵横管理咨询公司 二零零二年十二月 总则 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。 办公室不得积压文件，随时呈批或下发。 为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。 第二章 行文规则 公文的种类 根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。 通知：传达上级的指示，要求各部门办理或需要通知的事项；批转下级的公文或者转发上级单位的公文，用“通知”。 通报：把工作情况、经验教训以及好坏典型事例，通知所属部门，用：“通报”。 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，不需上级部门或主管领导批示意见的，用“报告”。 请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”。 批复：答复请示事项，用“批复”。 决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求执行的事项，用“决议”。 指示：对下属部门阐明工作活动的要求，用“指示”。 函：在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时，用“函”。 计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。 总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”。 简报：汇报工作、反映问题，帮助领导掌握情况的，用“简报”。 条例：用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的，用“条例”。 规定和办法：对某项工作或活动进行具体规范时，用“规定” 、“办法”。 议定书：记录有关各方对某一个专门问题达成的协议，用“议定书”。 会谈纪要：记录、传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 主送部门：指公文主要送达的单位（领导），凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。请示问题一文一事，不要一文数事。 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以领导签发日期为准。 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一）。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 公文编号：一般包括代字、年号、顺序号。公司具体公文编号见附表一。 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 其它：公文排版要求详见附件。 行文要求 下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。报的公文应一文一事。 平行或不隶属之间，应使用平行文（如函）； 要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再交办公室。 第三章 发文程序 发文一般包括拟稿、校对、审、签发、用印、等程序。 公文的草拟：草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，标点符号人名、地名、文件名称、事物名称等，不简称。公文审核。由。公文。公文签发后，由负责打印盖章。 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为： 发文部门 编字 说明 董事会 京鲁房董字 1、发文号由办公室统一编号； 2、发文字号3号仿宋体；序号为3位，加第字；年份用六角括号“〔　〕”如“京鲁房办字〔2002〕第001号”； 办公室 京鲁房办字 人力资源部 京鲁房人字 财务部 京鲁房财字 公文的借阅和清退